Utilizar de forma eficiente tu ERP en el almacén es clave para ganar rentabilidad, capacidad de crecimiento y satisfacción en el cliente.
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de gestión empresarial que integra diversas funciones y procesos de una empresa en una sola plataforma. Su objetivo es optimizar la gestión de recursos y mejorar la eficiencia operativa, lo cual se traduce en ahorro de tiempo y dinero. En este artículo, nos centraremos en cómo utilizar eficientemente tu ERP para mejorar la gestión de procesos en tu almacén y pondremos dos ejemplos de clientes de Factor Libre.
Selección del ERP adecuado para tu almacén
Antes de implementar un ERP, es fundamental seleccionar el sistema más adecuado para las necesidades de tu almacén. Algunos aspectos a considerar incluyen:
- Funcionalidades específicas: Asegúrate de que el ERP cuente con módulos y herramientas diseñadas para la gestión de almacenes, como la administración de inventarios, seguimiento de pedidos y planificación de la demanda. O al menos, que su desarrollo esté basado en un código abierto, que te permita desarrollarlo de forma personalizada para atender a tu operativa y necesidades de crecimiento.
- Integración con otros sistemas: Verifica si el ERP es compatible con los sistemas existentes en tu empresa, como CRM, sistemas de facturación y otros software de gestión.
- Escalabilidad y flexibilidad: El ERP debe ser capaz de adaptarse al crecimiento de tu negocio y permitir la personalización de sus funciones y procesos.
Implementación y configuración de la herramienta que más eficiencia en el uso de ERP almacén te proporcione
Una vez seleccionado el ERP adecuado, es crucial llevar a cabo una correcta implementación y configuración del sistema en tu almacén. Algunas recomendaciones incluyen:
- Realizar un análisis previo: Antes de implementar el ERP, es fundamental realizar un diagnóstico de los procesos actuales en tu almacén y establecer objetivos claros y realistas de mejora.
- Capacitación del personal: Asegúrate de que todos los empleados involucrados en la gestión del almacén reciban la capacitación adecuada para el uso eficiente del ERP.
- Asignación de responsabilidades: Establece roles y responsabilidades claras para cada miembro del equipo encargado de la gestión del almacén en el ERP.
Optimización de la gestión de inventarios
El control y la optimización del inventario son fundamentales para la eficiencia de tu almacén. El ERP puede ayudarte a:
- Realizar un seguimiento en tiempo real: Con el ERP, puedes monitorear el nivel de inventario en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones sobre compras, ventas y rotación de stock.
- Automatizar procesos: El ERP permite automatizar procesos como la generación de órdenes de compra, la recepción de mercancía y la actualización del inventario, lo cual reduce errores y aumenta la eficiencia.
- Predecir la demanda: El ERP puede ayudarte a analizar tendencias y patrones de consumo, lo cual permite anticipar la demanda y ajustar el inventario en consecuencia.
Mejora en la gestión de pedidos
La gestión eficiente de los pedidos es esencial para garantizar la satisfacción del cliente y la rentabilidad de tu almacén. Algunas maneras en las que el ERP puede mejorar este proceso incluyen:
- Integración con el CRM: Conectar el ERP con el sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) permite agilizar la comunicación entre departamentos y mejorar la atención al cliente.
- Automatización de la facturación y el envío: El ERP facilita la generación automática de facturas y la coordinación con empresas de transporte, lo que reduce los tiempos de entrega y mejora la experiencia del cliente.
- Control y seguimiento de los pedidos: Con el ERP, puedes controlar el estado de los pedidos en tiempo real y anticiparse a posibles incidencias o retrasos en la entrega.
Evaluación y mejora continua
Una vez implementado el ERP en tu almacén, es fundamental evaluar periódicamente su rendimiento y realizar ajustes para mejorar su eficacia. Algunas acciones a considerar incluyen:
- Monitoreo de indicadores clave de rendimiento (KPIs): Establece KPIs para evaluar la eficiencia del almacén y del ERP, como el tiempo de procesamiento de pedidos, la precisión del inventario y la tasa de rotación de stock.
- Análisis de datos y generación de informes: Utiliza el ERP para generar informes y analizar datos que te permitan identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en información objetiva.
- Incorporación de nuevas funcionalidades y actualizaciones: A medida que tu negocio evoluciona, es importante estar atento a las nuevas funcionalidades y actualizaciones del ERP que puedan aportar mejoras en la gestión de procesos de tu almacén.
Veamos dos ejemplos concretos de clientes con los que hemos conseguido mejorar la eficiencia en el uso de ERP almacén:
Naturitas
Para Naturitas, el planteamiento siempre fue el crecimiento de manera gradual y constante. Desde duplicar las referencias, albaranes procesados, o unidades procesadas, cada año, hasta pasar por dos ampliaciones del propio almacén.
En la parte digital también han realizado una importante evolución que les ha llevado a pasar una web, a tener actualmente más de 20 páginas diferentes de venta, integradas todas en el mismo ERP.
El reto no era pequeño.
Desde Factor Libre hemos trabajado en integrar todas las webs en un único flujo de almacén, multiplicando la eficiencia de la gestión de los recursos.
También implementamos flujos accesorios dentro de la gestión de almacén para productos con necesidades especiales. Por ejemplo: producto refrigerado, lotes, productos en consigna, Dropshipping, etc..
Otro punto de mejora ha sido la agrupación de la gestión de todo el stock (independientemente del canal de venta), inventario, rotación, abastecimiento, y caducidades. Esto permite a Naturitas tener un flujo continuo y eficiente de abastecimiento totalmente controlado.
Los principales beneficios que ha proporcionado a Naturitas su apuesta por Factor Libre han sido:
- Crecimiento controlado en stocks, espacios, rotación de productos
- Análisis de necesidades, y planificación de las siguientes acciones
- Gestión de procesos estandarizados, para todo el flujo de almacén
- Diferenciación de las zonas de almacén, para almacenar, recolectar, o inventariar el producto
- Agilidad y rapidez en la gestión de los pedidos, con un alto nivel de calidad, evitando el error humano.
Farmacias Direct
En farmacias Direct, el gran reto, es la gestión de stock, ya que gran parte se compra bajo demanda, generando una necesidad de gestionar muy rápido las entradas, para poder entregar al cliente. Ese era el objetivo para conseguir incrementar la eficiencia en el uso de ERP almacén.
Para hacer frente al gran volumen de entradas de producto pendiente de salida para el cliente, hemos desarrollado flujos específicos. Estos se iniciaban en la propia entrada, continuaba su gestión en base al stock y los consolidamos con producto que viene de proveedor.
Dentro del flujo que viene del proveedor, hay que tener en cuenta los productos con una gestión especial como por ejemplo los medicamentos. Al tener un empaquetado distinto para evitar su manipulación, no podíamos leer sus códigos de barras únicos. Para solucionarlo adoptamos un flujo en base a códigos de barras en los paquetes que contienen esos productos. Esto permite su trazabilidad dentro del almacén, evitando manipular los productos, y realizando una gestión muy rápida por parte del operario.
El diseño de estos flujos, ha permitido a Farmacia Direct mejorar de forma significativa la eficiencia , evitando duplicidades en el trabajo de las personas que gestionan el almacén. Hasta el punto de que, en el año que lleva Farmacias trabajando con el sistema diseñado por Factor Libre, han conseguido duplicar el número de pedidos que expide el almacén, disminuyendo los fallos humanos, en la recepción, picking, consolidación y expedición de pedidos.
Por último, también se han mejorado otros procesos, por ejemplo:
- Hemos aumentado la velocidad de recolección y disposición para la salida de los productos que están en abastecimiento.
- Mejorado la localización de productos gracias a la zonificación de almacén
- Mayor control del stock debido a la nueva clasificación ABCD de productos
- Control más eficiente y rápido de la gestión de inventarios periódicos. Esto permite localizar las roturas de stock, y necesidades de abastecimiento de forma anticipada.
Los principales beneficios que ha supuesto el trabajo de Factor Libre en la gestión del ERP de Farmacias Direct son:
- Agilidad en la entrada de mercancía de proveedor
- Agrupación en consolidados de todos los productos necesarios, evitando tiempos de espera por parte de picking o desde la entrada
- Gestión de medicamentos dentro del flujo de almacén evitando manipulado de los mismos
- Expedición muy rápida de los pedidos
- Disminución de los errores en almacén, tanto en picking, como en consolidado, entradas, o expediciones.
- Control del stock mucho más eficiente
- Gestión de compra/abastecimiento más rápida y precisa en base a stocks
En definitiva, cómo ganar eficiencia en el uso de ERP almacén
Utilizar eficientemente un ERP en la gestión de procesos de tu almacén es clave para ahorrar tiempo y dinero. No es solo la elección del sistema adecuado, sino que una correcta implementación y configuración, la optimización de la gestión de inventarios y pedidos, así como la evaluación y mejora continua. Son aspectos fundamentales para garantizar el éxito de esta implementación.
Estos factores, al igual que las personalizaciones en las necesidades de logística de tu ecommerce, no te los ofrece el proveedor de la herramienta. Es ahí donde se pone en valor el trabajo de implementadores del ERP de Odoo con experiencia, profesionalidad e implicación como Factor Libre. Nos dejaremos la piel para que puedas sacar el máximo provecho y disparar la eficiencia en el uso de ERP almacén y te ayudamos a resolver tus dudas o miedos.
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