Legal
Declaración responsable
Declaración responsable del sistema informático de facturación Gextia, suscrita por su entidad productora conforme al Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y a la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre. Sigue la estructura del modelo publicado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
1.a / 1.b / 1.c
Identificación del sistema informático
| Nombre del sistema informático | Gextia |
| Código identificador | 00 |
| Identificador completo de la versión | 1.0 y actualizaciones posteriores dentro de la misma versión mayor |
| Fecha de lanzamiento de esta versión | 1 de enero de 2025 |
1.d
Componentes del sistema, descripción y funcionalidades
Gextia es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) diseñado para empresas de producto físico, con independencia de que sus canales sean B2B, B2C o ambos. Está construido sobre componentes de software de código abierto, ampliados con desarrollos propios de la entidad productora y desarrollos comunitarios.
Arquitectura y componentes
Aplicación web cliente-servidor de tres capas, con interfaz de usuario responsive accesible mediante navegador y sistema gestor de base de datos relacional con soporte transaccional. Se despliega sobre servidor Linux en la infraestructura del proveedor certificado que el cliente designe (modalidad on-premise), con acceso web a través de HTTPS con certificado SSL y autenticación de usuarios con gestión de permisos por roles.
Requisitos mínimos del equipo
Servidor con 8 GB de memoria RAM, 4 núcleos de proceso y 100 GB de almacenamiento en disco de estado sólido, sobre sistema operativo Linux con soporte vigente. Acceso desde navegador web actualizado.
Áreas funcionales
El alcance funcional de cada implantación queda determinado por el acuerdo contractual con cada cliente, los paquetes funcionales seleccionados y los desarrollos a medida que se realicen. El sistema dispone de las siguientes áreas funcionales principales:
- Pedidos gestión del ciclo completo de ventas y compras.
- Almacén control de inventario con trazabilidad de los movimientos de entrada y de salida.
- TPV ventas en tienda física con terminales conectados al sistema central, de modo que los datos de facturación se consolidan en tiempo real. Cada venta genera una factura simplificada con su código QR y el registro de facturación correspondiente, cuya remisión en la modalidad VERI*FACTU es automática.
- Facturación facturas de venta y compra con numeración secuencial inalterable, y cumplimiento del Suministro Inmediato de Información cuando sea requerido.
- Contabilidad plan contable adaptado al Plan General Contable español, con trazabilidad completa.
- Fiscalidad española modelos 111, 115, 190, 303, 347, 349, 369, 390.
- Comercio electrónico y marketplaces integración con plataformas de venta online.
- Operadores logísticos integración con sistemas de gestión de almacén externos y 3PL.
- Control de envíos generación de etiquetas y seguimiento de expediciones con transportistas integrados.
Funcionalidades de cumplimiento normativo
- Registro de operaciones inalterable con marca temporal.
- Encadenamiento de los registros de facturación mediante huella criptográfica.
- Numeración secuencial automática, sin posibilidad de saltos.
- Bloqueo de los periodos contables cerrados.
- Trazabilidad completa de las modificaciones, con usuario y sello de tiempo.
- Exportación de datos en formatos estándar (XML, CSV).
- Copias de seguridad automatizadas, delegadas en el proveedor de administración de sistemas.
El sistema permite gestionar de forma independiente varias facturaciones, con segregación de datos por empresa en entornos multicompañía, cumpliendo separadamente para cada una con la normativa citada en el apartado 1.k.
En materia de facturación, el sistema discrimina la operativa en función del régimen fiscal del obligado tributario. Para quienes llevan sus libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, dispone del módulo que da cumplimiento al Suministro Inmediato de Información. Para el resto de obligados tributarios, afectados por el Real Decreto 1007/2023, opera única y exclusivamente mediante la remisión continuada, segura y automática de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (VERI*FACTU), sin admitir el almacenamiento local sin envío.
1.e
¿Se ha producido el sistema de tal manera que, a los efectos de cumplir con el Reglamento, solo pueda funcionar exclusivamente como VERI*FACTU?
Sí.
A los efectos de cumplir con el Real Decreto 1007/2023, el sistema funciona de manera exclusiva como VERI*FACTU, remitiendo todos los registros de facturación a la Administración tributaria. No se ha producido para admitir la modalidad de almacenamiento local sin remisión (modalidad offline), de modo que un obligado tributario sujeto al Reglamento no puede utilizarlo como sistema informático de facturación no verificable.
Ello es compatible con dar soporte a obligados tributarios excluidos del ámbito de este Reglamento por llevar sus libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Suministro Inmediato de Información), régimen que se rige por su propia normativa.
1.f
¿Permite ser usado por varios obligados tributarios?
Sí.
1.g
Tipos de firma de los registros cuando el sistema no se utiliza como VERI*FACTU
Dado que a los efectos del Real Decreto 1007/2023 el sistema funciona exclusivamente como VERI*FACTU, queda exento del requisito de firma electrónica de los registros de facturación previsto en el citado Reglamento: la integridad y la autenticidad se garantizan mediante la remisión inmediata y segura a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, utilizando el certificado electrónico correspondiente conforme a las especificaciones técnicas de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.
Con independencia de lo anterior, los registros quedan encadenados entre sí mediante huella criptográfica, de modo que cualquier alteración posterior resulta detectable.
1.h / 1.i / 1.j
Entidad productora del sistema informático
| Razón social | FACTOR LIBRE, SOCIEDAD LIMITADA |
| Número de identificación | B24627358 |
| Tipo de identificación | 01, NIF español |
| País de emisión de la identificación | ES, España |
| Dirección postal | Paseo de las Delicias, 20 – 2D (5), 28045 Madrid, España |
1.k
Declaración de cumplimiento
La entidad productora del sistema informático a que se refiere la presente declaración responsable, FACTOR LIBRE, SOCIEDAD LIMITADA, con NIF B24627358,
declara bajo su responsabilidad
que el sistema informático Gextia, en la versión indicada en el apartado 1.c, cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, y en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para todo aquello que complete las especificaciones de dicha orden.
Y que el sistema garantiza:
- La integridad de los datos
- La conservación de los registros
- La accesibilidad de la información
- La legibilidad de los documentos
- La trazabilidad de las operaciones
- La inalterabilidad de los registros de facturación
1.l
Fecha y lugar de suscripción
27 de mayo de 2025, en Madrid (España).
Firmado digitalmente por Carlos Liébana Anero, en calidad de administrador único de Factor Libre S.L.
Anexo
2.a
Otras formas de contacto
- Teléfono: +34 911 863 012
- Correo electrónico: info@factorlibre.com
2.b
Direcciones de internet
- Sitio web de la entidad productora: factorlibre.com
- Información sobre el sistema informático: gextia.com
- Acceso permanente a esta declaración responsable: factorlibre.com/declaracion-responsable
2.c
Cumplimiento de las especificaciones técnicas y gestión de versiones
Implementación
Además de lo que es de obligado cumplimiento (como el algoritmo de huella a emplear), otras implementaciones utilizadas son:
- Empleo de la tecnología transaccional del sistema gestor de base de datos para consolidar en una sola unidad transaccional la expedición de la factura y la generación del registro de facturación correspondiente, de modo que no puede existir una sin el otro.
- Existe la posibilidad de entrar en la aplicación de facturación de tal manera que solo se da acceso a la información con trascendencia tributaria, ocultando o impidiendo el acceso a la información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la consulta y al resto de funcionalidades exigidas sobre la información de los registros de facturación y de eventos.
Seguridad
Cifrado de las comunicaciones mediante TLS 1.2 o superior, autenticación de doble factor disponible, registro de accesos y de operaciones críticas bajo requerimiento, y copias de seguridad diarias con retención mínima de 30 días, según las condiciones establecidas con el proveedor certificado.
Política de versiones
Las versiones menores (1.X) mantienen la validez de esta declaración responsable. Las versiones mayores (2.0, 3.0 y siguientes) requieren una nueva declaración. Los cambios significativos se notifican previamente a los clientes y se documentan en cada versión.
Disponibilidad
Esta declaración responsable se encuentra disponible de forma permanente en el propio sistema Gextia (menú «Acerca de»), en esta página y a solicitud directa en info@factorlibre.com.