La facturación electrónica es el tema candente de este mes, tras la expectación creada en los últimos meses y la esperada Orden Ministerial HAC/1177/2024 que, publicada en octubre de 2024, nos sirve de guía para los ajustes en pos de cumplir con el nuevo Reglamento Verifactu. El revuelo está más que justificado, porque obligará a cambiar muchas de las dinámicas presentes en las empresas hasta tal punto de que habrá unas cuantas que vean cómo sus software y procesos quedan obsoletos si quieren cumplir con la normativa. A continuación, desarrollamos algunas claves para entender el impacto en las empresas.
¿Qué es el reglamento Verifactu y por qué es importante?
Conceptos clave en torno a Verifactu
La factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, sirve para justificar la entrega de bienes o la prestación de servicios y se emite y recibe digitalmente, con tecnologías como códigos QR. La obligatoriedad del uso de la factura electrónica llegó con la Ley 18/2022, popularmente conocida como Ley Crea y Crece. Este reglamento está a la espera de aprobación, y recoge también los medios de facturación electrónica aceptados por el Ministerio.
Facturae abarca una aplicación de libre acceso que permite generar facturas electrónicas en el formato Facturae. El sistema Facturae permite cumplir con la normativa asociada, y tener facturas que incluyan los datos generales de la factura, junto con los códigos DIR2 de receptor, detalle de factura, impuestos a aplicar y datos de cómo y dónde cobrar la factura electrónica. El sistema deja firmar de forma digital con la aplicación de AutoFirma.
Paralelamente a la Ley Crea y Crece, lo que ha podido crear cierta confusión, apareció la Ley Antifraude y, con ella, el tema que nos ocupa: Verifactu.
Verifactu se centra en la automatización del proceso de envío de facturas a la AEAT, mientras que la Factura Electrónica (Facturae) se refiere a la búsqueda de digitalización en el ámbito de las facturas.
El sistema Verifactu facilita la gestión de las obligaciones fiscales. Es clave diferenciar entre la normativa o reglamento Verifactu y el sistema Verifactu, por el carácter obligatorio de la normativa y la voluntariedad del uso del sistema VeriFactu.
Verifactu, por tanto, se relaciona estrechamente con Facturae, pero no se refieren a lo mismo. En resumen, para diferenciarlos, remarcamos la siguiente idea:
- Facturae apuesta por la digitalización de las facturas, para aumentar la eficiencia y reducir los plazos de pago.
- Verifactu se orienta a la automatización del envío, con el objetivo de lograr una facturación segura y evitar el fraude fiscal.
Contexto en el que surge la normativa
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Ley 56/2007, de Medidas de impulso de la Sociedad de la Información, que plantea la obligatoriedad de la factura electrónica.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, que establece la creación de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas.
- Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, del 28 de septiembre de 2022, popularmente conocida como la Ley Crea y Crece.
- Además de la normativa específica en torno a la Facturación Electrónica, son importantes la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, el Reglamento de facturación (que señala los plazos para la expedición de la facturación) y la Ley Antifraude de 2021 y Ley 25/2013 (que recogen las normas en relación a la Administración).
Todas las normativas y leyes anteriores dan cuenta de la importancia de tener los software de gestión actualizados, aunque no se refieran directamente a Verifactu. Estamos en un momento de grandes cambios a nivel de facturación.
Impacto del reglamento Verifactu en las empresas
En concreto, Verifactu llega para acometer estos objetivos :
- Integridad de los datos: evitando así manipulaciones de los mismos.
- Accesibilidad y trazabilidad de los registros: con facilidades de acceso para la AEAT.
- Formatos estándar: los sistemas de facturación tendrán que estar certificados y emplear los formatos señalados por la normativa.
Si bien, generalmente, se enfoca la normativa desde las obligaciones que tendrán las empresas y los retos para cumplir con ellas, en Factor Libre queremos señalar todas las ventajas que suponen estos cambios:
- Ciclos de tramitación y de cobro más cortos.
- Reducción de los errores humanos.
- Acceso más ágil a las facturas almacenadas.
- Almacenamiento de facturas menos costoso en cuanto al espacio que suponen.
- Más seguridad y transparencia en las transacciones comerciales.
- Mejor servicio al cliente.
- Disminución del impacto medioambiental.
Para obtener los beneficios de la modernización de los procesos de facturación con Verifactu, por un lado los desarrolladores de software adaptarán los productos, y, por otro, las empresas tendrán que valorar si sus sistemas de facturación están actualizados, necesitan otros o es el momento para dar el salto a un ERP.
Requisitos de Verifactu: ¿qué deben cumplir las empresas?
Para que las facturas electrónicas sean correctas, se exige legibilidad, autenticidad de origen e integridad del contenido.
La firma electrónica debe estar basada en un certificado reconocido, se debe recurrir al intercambio electrónico de datos (EDI) y otros medios validados por la AEAT, y deben existir unos controles de gestión que permitan una pista de auditoría fiable.
Desafíos para las empresas en la implementación de la normativa Verifactu
Adaptación a nuevos procesos de facturación
El sistema Verifactu (VERI*FACTU) confía en los códigos QR como solución para conseguir la trazabilidad y autenticidad de los documentos. El código QR es el recurso que permite simplificar el proceso de validación, al mismo tiempo que el cumplimiento de las normativas.
Las facturas electrónicas deben incluir la fecha de emisión, la identificación fiscal del emisor y del receptor, número y serie de factura, concepto/ descripción de la operación (aclarando los bienes o servicios proporcionados), base imponible, impuestos aplicables y el importe total (monto total a pagar). Con ello, se garantizaría la validez legal.
Sobre los formatos autorizados, hay empresas que prefieren algunos formatos personalizados, pero estos debían cumplir con el marco establecido por la Ley 25/2013 o la Directiva 2014/55/UE. Los formatos más aconsejados son CEFACT, EDIFACT, FACTURAE (el considerado estándar español) y UBL (estándar internacional, más orientado a comercio electrónico).
La normativa Verifactu afecta a todo el territorio español, considerando las normativas específicas de Ceuta, Melilla y Canarias. Lo mismo sucede con el País Vasco y Navarra, territorios donde dependerá la aplicación del domicilio fiscal.
¿Qué añadió el BOE del 28 de octubre?
El Reglamento VERI*FACTU insiste en que los sistemas informáticos tienen que:
- Poder conectarse a a Internet.
- Gestionar certificados electrónicos.
- Remitir registros de facturación con el formato, estructura y codificación explicitados.
- Recibir y procesar las respuestas de la AEAT.
El código QR antes citado, no puede ser de cualquier forma, sino que debe seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004. En las facturas expedidas por “Sistemas de emisión de facturas verificables” se tendrá que incluir la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.
Los registros, de cara a la trazabilidad, deben generar una huella o “hash” según sean registros de facturación de alta, registro de facturación de anulación o registro de evento. Su almacenamiento debe estar asegurado, y, para su cálculo, se usarán el algoritmo y la codificación indicadas por la AEAT. El seguimiento de los registros debe poder ser tanto hacia delante como hacia atrás, lo que repercute en el sistema informático, que debe contar con suficiente capacidad. Además, la firma electrónica de los registros de facturación y de evento tendrá que atenerse a lo enunciado por el estándar del Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones ETSI EN 319 132, con el tipo de firma “XadES Enveloped Signature”.
Cada 6h de actividad, el sistema informático generará un registro o resumen de los eventos sucedidos desde el registro resumen de eventos anterior o desde el inicio del funcionamiento. Asimismo, deberá generar otro antes de apagarse o cerrarse. Los registros deben seguir el formato XML y la codificación UTF-8.
Riesgo de sanciones y auditorías
Las sanciones pueden llegar hasta los 50.000€ al año, en el caso de empresas y autónomos que no se aseguren de utilizar software antifraude, y hasta los 150.000€ por año para los software.
Plazos para adaptarse a la nueva normativa
Inicialmente, se valoraba el 1 de julio de 2025 como fecha límite para aplicar los cambios que concernían a Verifactu.
Tras la publicación de la Orden Ministerial, arranca la cuenta atrás de nueve meses para el vencimiento del plazo. Los productores y comercializadores de Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) tendrán como deadline el 29 de julio de 2025.
Beneficios de un software ERP para cumplir con Verifactu
Control y trazabilidad de las operaciones en un solo sistema
Uno de las características más destacables de un buen ERP es la capacidad de centralizar la información y favorecer el análisis. En el caso de Gextia, por ejemplo, se aprovecha la gran cantidad de información que reúne en el paquete funcional Dashboard Ninja, que propone una lectura rápida de la situación empresarial mediante los KPIs previamente definidos.
A diferencia del uso de software centrado en una función concreta, un ERP evita la duplicación de datos, y permite que se vinculen los datos entre sí aunque vengan de distintas áreas o departamentos. Esto hace que toda la empresa trabaje partiendo de la misma base, y la transparencia suma un factor importante: el entendimiento de la situación de procesos sobre los que no se trabaja directamente, pero que afectan al desempeño de las propias tareas.
Alternativas a Verifactu
Verifactu no es el único medio propuesto para ajustarse a los dictados de la Ley Antifraude, existen alternativas.
Las empresas pueden decantarse por:
- Inscribirse en el SII (Suministro Inmediato de Información), que es menos estricto que Verifactu.
- Utilizar un sistema no Verifactu, opción que no recomendamos por el alto riesgo que supone.
La adaptación del software a un sistema Verifactu es obligatoria para todas aquellas empresas que no estén inscritas en el SII.
Automatización del proceso de facturación y cumplimiento
Hay procesos que resultan sencillos y, pese a ello, conllevan mucho tiempo. Los ERP pretenden liberar de tiempo, al presentar posibilidades de automatización. Esto hace que se avance más rápido en el trabajo, se puedan plantear estrategias más ambiciosas al no perder recursos y se eviten errores humanos que pueden surgir fruto del cansancio de ciertas actividades rutinarias.
¿Y si me paso a Gextia?
Un ERP es un software complejo, con muchas posibilidades cuando se escoge el idóneo en función del tipo de empresa. Si tu negocio gira en torno a producto físico: una firma de ropa, una marca de nutrición y suplementación, una empresa que ofrece hardware, etc., te proponemos Gextia.
Nuestro software es actualizado constantemente, siguiendo las nuevas normativas -como Verifactu-, y está detrás de la buena gestión de empresas como Scalpers, Born Living Yoga, La Chinata o Naturitas.
Concretamente, en Gextia estamos atendiendo a dos líneas de actuación, según el caso particular de la empresa.
- Cuando el cliente está en el SII, ofrecemos adaptación al SII completa, ajustándonos a los requisitos de la normativa. El SII lleva vigente desde 2018, por lo que hemos acumulado mucha experiencia.
- Cuando el cliente no está en el SII, Gextia actúa como un sistema Verifactu, y envía a la AEAT automáticamente todas sus facturas con los requisitos (QR en factura, hash encadenado, etc.)
Contáctanos si quieres ahorrar tiempo, evitar sanciones, automatizar el máximo de procesos y controlar tu facturación y contabilidad de forma íntegra.
