¡Qué fácil es abrir un ecommerce! Si has escuchado alguna vez esto, te habrás dado cuenta al iniciar tu negocio de cómo la distancia con la realidad era lo suficientemente grande como para planteárselo dos veces. No contar con tienda física no significa que no se requiera de facilidades en los sistemas de pago, un pulido servicio al cliente, una logística impecable y plataforma de ventas. Por eso, todo lo que sea automatizar y gestionar desde un sólo lugar la información, se convierte en una gran ayuda. Aquí es donde entra en juego disponer del conector Shopify.
El reto de gestionar un ecommerce sin ERP
Desde aquí, no vamos a decir que algo sea imposible, pero sí vamos a aportar unas cuantas reflexiones que nos hacen pensar que gestionar un ecommerce sin ERP es una mala idea.
Gestión manual y fragmentada
Cuando no se tiene un ERP, contar con una visión global de negocio se vuelve algo prácticamente imposible. Cada uno de los sistemas puede procesar en silos, existiendo distinto procesamiento de pedidos, logística y contabilidad. Lo anterior se traduce en algo que nos debe poner en alerta: manejo independiente de inventarios.
Cuando se trabaja sobre algo a través de distintos archivos, es común que se acaben duplicando datos o que haya discrepancias en el stock. La exposición a posibles errores es mayor.
Errores operativos y retrasos
A medida que el negocio crece, los datos se multiplican. Cuando los procesos de los distintos departamentos son muy ajenos entre sí y hay que contrastar la información, todo se ralentiza. Los retrasos, unidos a los errores operativos, pueden llevar a empeorar la relación con el cliente. Poniéndonos en lo peor, en un contexto tan competitivo en el que se permiten pocos fallos, habrá clientes que se busquen otra empresa que consideren que ofrece un producto equivalente con mejor servicio, y en la que crean que pueden confiar.
Baja escalabilidad
Las demandas en ecommerce son grandes y complejas. Hacerles frente se convierte en un auténtico desafío, que puede provocar que sea difícil escalar el negocio y que la capacidad de personalización se mantenga baja.
Seguridad comprometida
El trabajo por áreas con distintos criterios puede llevar a fallos en la seguridad de los datos. Esto se debe a que cada sistema separado puede tener distinto protocolo de comunicación entre sí.
Gestionar un ecommerce con Gextia
Rapidez y centralización
Poder desarrollar varias operaciones desde un sólo lugar facilita las gestiones de ventas, logística, inventario y contabilidad. Los distintos equipos están interconectados, trabajan con los mismos datos, evitando duplicidad y errores de partir con distintas fuentes de información o de tener que ir contrastando unos datos con otros.
Mejores decisiones
Al hilo del anterior punto, que la información sea fiable y actualizada en tiempo real posibilita decisiones con mayor repercusión en el negocio. Las herramientas avanzadas de análisis y generación de informes permiten obtener insights más profundos de las ventas y del comportamiento del cliente. Con ellos, se puede ir ajustando la estrategia, para ir mejorando los resultados.
Automatización de procesos
Los procesos repetitivos y rutinarios pueden favorecer la pérdida de atención sobre lo que se está haciendo, el cansancio y, por consiguiente, los errores humanos. Con la automatización, los procesos son más fluidos y se reduce el margen de error en tareas como la generación de facturas o la actualización de inventarios.
Capacidad de adaptación
Según evoluciona el negocio, se pueden agregar más paquetes funcionales, lo que apoya el crecimiento a largo plazo. Mismamente, respecto al conector Shopify existen distintos paquetes que recogen determinadas funcionalidades, para que la empresa tenga opciones y pueda limitarse a sólo aquellas que encajan con su realidad y objetivos.
Comunicación fluida
Tener el conector Shopify de Gextia hace que la información fluya, y poder utilizar datos de pedidos, clientes y productos.
¿Cómo sería una tienda conectada?
Así es como funciona el conector Shopify
Diagnóstico
Evaluación de la situación actual
En la integración con Shopify, se tendrán en cuenta otros canales de venta para una correcta gestión del stock en tiempo real. Por otro lado, serán identificados los modos de pago utilizados y la gestión de los mismos, sumando la correspondiente aprobación.
Dentro de la valoración de la situación presente, se hará el análisis de la gestión de los métodos de envío, optimizando los plazos y el servicio del cliente. Asimismo, se estudiará la posibilidad de trabajar con múltiples divisas y sus implicaciones contables.
Identificación de necesidades y objetivos
En este punto se revisa la posibilidad del mantenimiento del maestro de artículos desde Gextia, y la necesidad de control total del stock, con gestión por múltiples almacenes y multiubicaciones.
Junto a lo anterior, desde Factor Libre se mira cómo asegurar la eficiencia en la gestión de productos tipo kit/bundle y que Gextia cubra la posibilidad de tener que importar registros específicos bajo demanda.
Checklist para la planificación estratégica de la integración
- Consolidación del conocimiento en la empresa para la autonomía en la gestión de productos con Gextia.
- Pruebas de conexión entre plataformas.
- Estudio del catálogo de producto, histórico de productos y pruebas de sincronización.
- Pruebas sobre pedidos de distinta naturaleza.
- Análisis y plan para pedidos realizados con anterioridad al arranque.
- Establecimiento de la fecha en la que los productos pasan a ser gestionados en Gextia.
- Fechas de monitorización de la carga de pedidos.
- Activación de los automatismos en Gextia.
- Establecimiento de fecha para empezar a exportar a Shopify.
Configuración del conector
Los conectores permiten usar aplicaciones concretas, y se crean activadores o acciones según la información de la aplicación. Al centralizar la información, se aumenta la productividad y eficiencia, pero es necesario que esta conexión se establezca correctamente para que llegue bien la información. Siguiendo unos pasos, se logra esta integración que permite la integración de las tiendas de Shopify, la sincronización de productos y la trazabilidad de la información.
Las conexiones se realizan vía API con permisos específicos, y las credenciales y conexión son de forma segura.
Una vez finalizados estos pasos, se realizan las configuraciones y control pertinente desde Gextia.
Seguridad y cumplimiento normativo:
Se aplican parches de seguridad, hay históricos de logs y cifrado y protección de datos.
Evolución y actualizaciones
Desde Factor Libre aplicaremos las actualizaciones de Shopify de manera continua, para que los clientes perciban linealidad y no haya impacto en su operativa. Además, realizamos numerosas pruebas para asegurar la estabilidad del sistema. Los cambios se vuelcan en periodos de baja actividad, informando previamente para que sean entendidos por los usuarios.
Igual que tu negocio crece, el conector Shopify escala.
Otros paquetes que pueden interesarte…
Gextia ofrece multitud de paquetes funcionales que se ajustan a cada etapa que esté viviendo tu empresa, y a los objetivos que te hayas planteado.
- Trabajos en cola: Gana tiempo estableciendo prioridades en tareas y automatizando procesos.
- Shopify- Omnicanalidad: Más allá del paquete base de conector Shopify, podrás realizar sincronizaciones de stock de distintos tipos de stock y gestionar varios almacenes.
- Facturación de Ventas y Compras: Soluciona los problemas de gestión documental, impuestos y modificaciones en tus facturaciones.
En Factor Libre, evaluamos las necesidades de tu empresa y trabajamos contigo para que tengas Gextia configurado de modo que tus procesos mejoren y te acerquen a los futuros que planteas.
