Por Kiko Peiró, Product Owner de Factor Libre
No desvelamos ningún secreto si afirmamos que, para una PYME, este tipo de proyectos de equipo para implementar un ERP podría suponer el mayor reto tecnológico y de mayor envergadura al que van a tener que enfrentarse a distintos niveles dada su complejidad. Puede tratarse de un proceso largo y complejo. En ocasiones incluso es necesario rediseñar los procesos de negocio y acoplar a la perfección la forma de trabajar con el propio sistema de gestión. Pero no sólo eso sino, uno que debemos asegurarnos que la adaptación del equipo es total ante este cambio.
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) han revolucionado la forma en que las empresas operan y gestionan sus procesos internos. De igual modo han impactado en las personas que trabajan con él. Si alguna vez has abordado un proceso de implantación, sabrás de la importancia de realizar una transición suave y efectiva al introducir un cambio tan disruptivo aunque a veces esto no es tan sencillo.
En la implantación de un ERP la empresa se abre en canal analizando cada uno de los procesos operativos de la empresa. Por ello debemos contar con un ambiente total de colaboración y diálogo entre el implantador y la propia empresa.
A continuación, ofreceremos consejos prácticos para preparar a su equipo para esta transición.
1. Enfrentándonos al cambio: miedos, temores, inseguridades…
El temor a que la automatización reemplace trabajos humanos ha sido un factor predominante en la adopción de tecnologías. Pero no es solamente ese el temor, como ya hemos adelantado este proyecto, va a afectar a cualquier proceso improductivo de la empresa, y eso choca contra el hábito y forma de trabajo de ciertas personas en su día a día. Incluso pueden verse cuestionadas algunas decisiones tomadas en el pasado.
Es fundamental comunicar claramente que el objetivo del ERP, no es eliminar empleos o cuestionar el trabajo de nadie directamente, sino mejorar la eficiencia y trazabilidad de los procesos. Al hacerlo conseguimos:
- Realzar el valor humano: Destacando que el ERP no puede reemplazar la creatividad, el razonamiento y el juicio humano.
- Reasignación de tareas más tediosas: Si bien algunas tareas rutinarias pueden automatizarse, esto puede liberar tiempo para que el equipo se enfoque en áreas más estratégicas y de mayor valor añadido.
- Promoción del crecimiento: Resaltando que, con la nueva eficiencia y el tiempo liberado, hay más oportunidades para el desarrollo profesional y la formación en nuevas competencias.
Sentir temores en nuestra vida es algo natural. Sucede en todos los ámbitos: familiares, profesionales y en entornos cercanos. Pero el miedo o temores no es más que un mecanismo de defensa que nos protege, ¡eso es bueno!. Tenemos que saber gestionarlo y aprovecharnos de ello si sabemos entenderlo.
2. Fomentando la motivación
La implementación de un ERP requiere un esfuerzo extra, pero el ser humano responde bien a los retos si tiene las recompensas adecuadas y el enfoque correcto. Puedes asegurarte de que tu equipo esté motivado:
- Política de comunicación total y transparente con los empleados: La empresa en conjunto y en especial los directivos y los cargos de cierta responsabilidad debe asumir esta estrategia de comunicación con el fin de hacerlos partícipes del gran reto al que se enfrentan.
- Definiendo metas claras: Establece objetivos y muestra cómo el ERP ayudará a alcanzarlos.
- Celebra los logros aunque sean pequeños: Durante el proceso de implementación, reconoce y celebra los hitos, por más pequeños que sean, quizás el esfuerzo para conseguirlos ha sido grande y no hay que menospreciarlo.
- Involucre al equipo: Haga que participen en la toma de decisiones y ofrezca un espacio para sus opiniones y preocupaciones. Si todos participan en las decisiones sobre su implementación, lo sentirán como algo que han creado ellos también y le tendrán más apego. En marketing se llama “efecto Ikea”.
3. Afrontando la formación y el aprendizaje
Cualquier empresa que hoy en día pretenda ser competitiva en el mercado, debe considerar a la información como uno de los activos más importantes que se manejan. A raíz de esto, las organizaciones tienden a adoptar los sistemas de gestión de la información más adecuados, para hacer que su manejo sea lo más rápido y eficiente posible.
Cuando una empresa tras analizar a fondo sus características se abarca en un proyecto de implantación de un ERP debe ser consciente de que para que funcione. No solo debe adquirir el software y hardware, sino que además debe adaptar la cultura de la empresa y hábitos de los empleados a los nuevos procedimientos de trabajo. La organización deberá darle el carácter de sistema con necesidades de mejora continuada.
La experiencia indica que el grado en el que los usuarios finales y los componentes del equipo se involucran en el proyecto, es esencial a la hora de definir las posibilidades de éxito del proyecto.
Toda persona tendrá que desempeñar su trabajo con el nuevo sistema y deberá ser formada, ya que esta nueva situación dará un giro importante a la forma de trabajar de como lo venía haciendo hasta ahora. En muchos casos, la formación empieza hasta en el nivel más básico, ya que no es extraño que algunas personas no dispongan de conocimientos de informática. No se debe presuponer ningún conocimiento en relación a la nueva situación con la que se encontrarán.
Salir de la zona de confort puede ser desafiante. Sin embargo, la formación adecuada puede hacer la transición mucho más fácil:
- Adapta la formación a diferentes estilos de aprendizaje: No todos aprenden de la misma manera, ni necesitan conocer el funcionamiento global de toda la plataforma. Es importante respetar los ritmos de cada persona siempre que se mantenga la rentabilidad.
- Ofrece soporte continuo: Más allá de las sesiones calendarizadas, asegúrate de que haya un canal abierto para preguntas y aclaraciones.
- Promueva la cultura del aprendizaje: Fomenta un ambiente donde aprender sea valorado y recompensado y no se penalice la curiosidad.
4. Mejora continua y adaptación de rutinas
Muchas empresas creen que para trabajar con un ERP únicamente se necesita llevar a cabo su puesta en producción. Esta mentalidad no es correcta en ningún caso ya que las tecnológicas, las formas de trabajar y los requerimientos del mercado están en continua evolución y la empresa debe ser capaz de afrontar los cambio que sean necesarios realizar.
Cualquier implantación de un ERP supone un cambio en los procesos de trabajo y en los flujos de información de forma continuada.
El cambio, aunque sea para mejor, puede ser desconcertante al principio. Te ayudará a hacerlo más fácil si:
- Mantén una comunicación fluida: Informa al equipo sobre los cambios, por qué se están haciendo y cómo beneficiarán a la empresa y a ellos individualmente.
- Fase de adaptación: Permite un periodo de transición en el que el equipo pueda tener su tiempo para asimilar el nuevo sistema.
- Incentiva la adaptabilidad: Puedes resaltar la importancia de ser flexible como habilidad valiosa en el mundo empresarial moderno.
- Mejora continua: Al final, las personas serán los que trabajen con el software en el día a día, por lo tanto deben participar en el feedback constante. De esta forma se trabajará de una manera más agradable y con sentido productivo.
Es primordial que exista una estrecha relación con el proveedor/implantador; la confianza y la transparencia son otras características indispensables en el binomio cliente – proveedor. El grado de experiencia del proveedor en proyectos similares es de mucha importancia y, por otro, lado fomentar la transferencia de conocimiento del proveedor a la organización es un aspecto que no debe descuidarse.
En Factor libre somos conscientes de que, en la implementación exitosa de un ERP, los procesos y herramientas suman, pero las personas multiplican. Por eso hemos creado nuestra propia plataforma de formación (Academy) que se ha convertido en un excelente recurso para que el equipo de nuestros clientes pueda ir aprendiendo a obtener el máximo rendimiento de su ERP.
Del mismo modo, tenemos un sistema de tickets que ofrece un soporte continuo y una comunicación constante con especialistas de cada área.
Factor Libre está aquí para acompañarte en cada paso, garantizando una adaptación suave y eficaz de tu nuevo ERP. ¿Hablamos?
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