El análisis GAP, también conocido como análisis de brechas, es un recurso muy útil para evaluar el desempeño real de la empresa. Se trata de ver el punto actual, y el punto al que se desea llegar, para establecer desde ahí un plan con acciones correctivas.
La idea es salvar la brecha entre el punto en el que estamos y nuestro ideal. Por ello, está muy en línea con la visión de mejora continua, y es un aliado para alcanzar las metas que nos propongamos.
¿Qué supone el Análisis GAP?
Por un lado, se identifican los puntos débiles. Al hacerlos visibles, es más fácil saber cómo corregir el rumbo de nuestras acciones e iniciativas internas, y hacer que realmente funcionen.
Que existan puntos débiles no es incompatible con contar con recursos suficientes, en ocasiones puede ser una mala gestión de los mismos. Con el análisis GAP, se valoran y cuantifican los recursos actuales, y se buscan soluciones en equipo, para contar con distintas visiones y poder hallar soluciones que encajen desde distintas perspectivas y no interfieran con los objetivos de ciertas áreas. Es esencial la autocrítica, ser imparciales en los juicios y contar con cierta posibilidad de predecir escenarios. Esto último nos lleva a los datos: en cada proceso, generamos datos que pueden ser utilizados para continuar con el crecimiento.
Expectativa vs Realidad
Como acabamos de exponer, los datos pueden constituir una fuente de información valiosa, cuando los sabemos identificar y analizar.
La tendencia o el pronóstico de continuar la tendencia actual (la realidad) pocas veces se solapa con la proyección deseada, al existir unos objetivos estratégicos con unos retos más ambiciosos. Dentro de la diferencia se podría diferenciar entre una brecha estratégica y una brecha operativa, y se podría plantear una tendencia alternativa a la actual: la tendencia de existir unas condiciones óptimas.
Situaciones en las que se recomienda hacer un análisis GAP
Por el esfuerzo que puede suponer, de no tener de partida una buena gestión y herramientas de analítica avanzadas, habrá ciertos contextos que llenen de sentido el hacer una pausa para plantear el Análisis GAP.
En una planificación estratégica
Puede servir para que todo el equipo sea consciente de la situación actual de la empresa, y quede orientado, en base a datos reales.
Cuando aparecen problemas de desempeño
Si el rendimiento es realmente bajo, o disminuye de forma inesperada, el análisis de brechas puede ayudar a identificar las razones. De este modo, se podrán corregir los procesos sin interrumpir la producción. Puede que la raíz del problema no sea el equipo, sino el software, la maquinaria, etc., que se emplee.
Ante inversores
El análisis GAP ayuda en el propósito de demostrar la capacidad de la empresa para abordar los retos actuales.
Procedimiento para hacer un buen análisis GAP
Define en qué te enfocas
Hay muchas posibles líneas de mejora, y lo habitual es no disponer de tantos recursos como para afrontar todas ellas a la vez. La priorización es clave para favorecer un mayor avance y un seguimiento óptimo que señale el punto en el que nos encontramos.
El enfoque debe ser compatible con la estrategia global de la empresa, y con su cultura. Toca hacerse preguntas sobre qué interesa más:
- ¿Innovación en el mercado?
- ¿Satisfacción del cliente?
- ¿Crecimiento?
- ¿Normativas y certificaciones?
- ¿Bienestar laboral?
Establece unas metas concretas
Las metas deben ser SMART para que tengan sentido.
Esto significa que las metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada. Así, el compromiso que se adquiere hacia ellas es mayor, se preserva la motivación y la capacidad de seguimiento de los avances conseguidos, y las acciones relativas a cada meta serán más fáciles de definir.
No siempre es fácil desgranar los objetivos generales en metas concretas, o entender el alcance real de esta decisión. Con estos dos ejemplos, seguro que adviertes la importancia de hacer el esfuerzo:
- Mejora la comunicación con cliente: no es una meta fácil de medir, y puede que acabemos cayendo en subjetividad. Además, ¿en qué sentido se debe mejorar la comunicación? ¿En frecuencia, en tono, en…? Proponemos apostar mejor por una meta específica, como puede ser una newsletter mensual + 4 publicaciones semanales en redes sociales.
- Vender más: puede ser referido a número de ventas, a ticket medio… Resulta más conveniente aclarar, como en “aumentar las ventas del producto X un 20% de aquí a 4 meses“.
Busca con qué comparar
Para evaluar las brechas, en lugar de dejarse llevar por sensaciones, se necesita definir unos indicadores clave de rendimiento o KPIs. Pueden ser cuantitativos o cualitativos.
Los datos en los que nos basemos de cara a los análisis deben ser fiables y detallados.
En Gextia, disponemos del paquete “Dashboard Ninja” para quienes quieren hacer algo con los datos generados en los procesos, y obtener insights que los lleven a una mejora.
Elabora un informe detallado y diseña una estrategia
La estrategia, como antes recalcamos, debe servir no sólo como una guía para no perderse las prioridades, sino como una guía de pasos a seguir.
El FIT-GAP en software ERP: Cuando quieres implementar un ERP pero no sabes cuál
Tener un software con el que se pueda gestionar toda una empresa, es sólo una idea feliz. Frente a implementaciones “rápidas”, defendemos una pausa para evaluar las opciones. No todos los software ERP se ajustarán a las necesidades de la empresa, por muchas funcionalidades que parezcan desde fuera tener. Hay que ver la funcionalidad que tiene el ERP de partida (FIT), y, en contraste, la funcionalidad que le falta (GAP). Puede ser que no cuente con ciertas funcionalidades, pero que con una personalización y configuración de las existentes, podamos salvar la distancia.
De haber GAP, ¿es posible corregirlo?
- Bajo qué costo.
- ¿Supone un desarrollo extra?
- ¿Hay acompañamiento en la implementación o se requerirá de una solución in-house? ¿Tenemos desarrolladores especializados?
Los FITS, por ponerlo en otras palabras, serían las coincidencias entre los procesos de la compañía y los procesos que podrían cumplirse con el ERP.
Preguntas antes de dar el paso
- ¿El ERP podrá “crecer” contigo?
- Las soluciones que podrías necesitar a medio plazo, ¿están disponibles ahora?
- ¿Cuáles son las posibilidades de personalización?
- ¿Se puede adaptar a otros países -idiomas, monedas…-?
- ¿El ERP optimiza los procesos actuales o te obliga a adquirir funcionalidades que no utilizarás?
- ¿Se puede consultar la información y el histórico de datos de forma fácil?
- ¿Está accesible y claro?
- ¿Es seguro y mantiene de forma confidencial los datos financieros y de usuario?
- ¿Cuáles son los modos de encriptación, detección de fallos, contraseñas, permisos de usuario…?
- ¿El proveedor del ERP ofrece formación y realiza seguimiento de los aprendizajes?
- ¿Entiende tu sector?
- Actualizaciones y mantenimiento: ¿qué suponen?
- Coste de la implementación, licencias o suscripciones, formación, mantenimiento…
Gextia, a prueba
En Factor Libre, hemos respondido a las preguntas anteriores en relación a Gextia.
Ajuste total a la situación de cada empresa
Gextia podrá crecer contigo, al ser totalmente escalable y adaptarse al contexto de las empresas de producto físico. Ya tiene muchos paquetes funcionales desarrollados, por lo que no se requiere de una espera y las soluciones llegan incluso si las necesitas a corto-medio plazo. Aparte, ofrece la posibilidad de paquetes y desarrollos “a medida”.
Las posibilidades de personalización de Gextia son elevadas, y resultan ampliables al ser Gextia un producto de Factor Libre y los propios desarrolladores del producto forman parte de nuestro equipo. De este modo, se dirige el enfoque de Gextia en función de las necesidades de las empresas de producto físico, y en las necesidades futuras que prevemos para nuestros clientes.
Las características todoterreno de Gextia hacen que se adapte a otros países, hay opciones para que no haya problemas al introducir variantes de productos específicos para otro país, y se ocupa de facilitar la facturación en otras regiones y de solucionar retos como el de enfrentar los impuestos locales.
Implementación organizada, con estrategia y fases
La implementación de Gextia parte de un análisis profundo de los procesos actuales y de la situación de la empresa (incluyendo sus objetivos y plazos), para elegir los paquetes funcionales que los mejoren desde los criterios de rentabilidad y optimización.
Plataforma con seguridad y criterio
La información es accesible en toda la plataforma, al estar conformada por paquetes totalmente compatibles entre sí. Se pueden extraer informes, y el paquete Dashboard Ninja permite visualizar rápidamente los KPIs que se elijan.
Junto a las configuraciones de permisos que se pueden hacer desde la propia plataforma, garantiza la seguridad apoyándose en la colaboración de SysAdminOK, expertos en la administración de servidores, que velan también por tus datos.
Software al día
La formación que se propone en Gextia es online, creada por el propio equipo (los mismos que están en contacto directo con los clientes). Hay un entendimiento profundo del sector, al estar especializados en producto físico y sumar una gran experiencia con clientes de moda, cosmética, alimentación, etc.
Constantemente se revisan los paquetes funcionales (y la formación asociada), y se generan nuevos para atender nuevas funcionalidades. En Factor Libre nos encargamos de que las actualizaciones de Gextia no ralenticen el ritmo de la empresa, y sólo repercutan como impulso.
Relación coste-beneficio
Por último, el coste de la implementación depende en Gextia de los paquetes funcionales elegidos, y de los servicios variables. En cualquiera de los casos, en Factor Libre buscamos la máxima rentabilidad y el éxito (que no sólo tengas una buena gestión, sino que Gextia te permita mejorar tus resultados).
Si estás en un momento de cambio y deseas abordarlo con éxito, no dudes en contactar con nosotros. ¡Te ayudamos!
