En un entorno donde la velocidad de acceso a la información es crucial para la eficiencia operativa, la gestión documental en el ERP ha dejado de ser una funcionalidad «complementaria» a convertirse en un requisito estratégico para cualquier empresa de producto físico.
No se trata solo de almacenar documentos. Hay mucha documentación relativa a garantizar la trazabilidad o a cumplir con las normativas existentes como las exigentes del nuevo reglamento europeo de facturación electrónica o la Ley Antifraude. Además, ayudan a evitar errores humanos y sirven de base para automatizar procesos.
Un ERP moderno con una gestión documental robusta puede ser la pieza que marque la diferencia entre un negocio ágil y uno estancado.
¿Por qué importa tanto la gestión documental en el ERP?
En una empresa de producto físico – ya sea moda, alimentación, cosmética o tecnología-, los documentos están por todas partes: facturas, albaranes, certificados de calidad, contratos, manuales técnicos, fichas de producto, declaraciones aduaneras, etc.
Gestionarlos de forma aislada genera múltiples problemas: información duplicada, documentos obsoletos en circulación, pérdida de tiempo buscando archivos, falta de trazabilidad y riesgos legales o administrativos.
Con la integración de la gestión documental en el ERP, todos esos documentos viven dentro de un mismo flujo operativo, relacionados con sus correspondientes pedidos, productos, clientes o proveedores. Con ello, se permite al usuario el acceso a lo que necesita en el momento preciso, sin duplicidades ni versiones erróneas.
Funciones necesarias en una buena gestión documental dentro del ERP
Una gestión documental eficaz dentro del ERP va mucho más allá de «subir archivo» o «ver PDF». Un CEO o un responsable de operaciones debería exigir:
Indexación automática por entidad
Que los documentos se guarden automáticamente vinculados a su entidad: pedido, cliente, factura, proveedor, producto… Esto evita errores de archivo y mejora la accesibilidad.
Búsqueda inteligente
A medida que la empresa crece, todo se complica. Sin una búsqueda avanzada según múltiples criterios: nombre, tipo, fecha, entidad relacionada o incluso por contenido, no sólo se avanza lento, los usuarios verán cómo aumenta su frustración cada vez que quieren buscar algo.
Agrupación lógica de los documentos
El tener los documentos guardados en distintas carpetas y subcarpetas es algo que debe quedar en el pasado. Los beneficios de la nube ya son algo que no se pone en duda, y no debe ser una mera traslación de lo que hacíamos en local. Una plataforma como Gextia facilita la organización al ofrecer la documentación organizada de forma lógica. La gestión documental en la nube ofrece escalabilidad, seguridad y acceso 24/7, por eso se sitúa como un estándar global.
Control de versiones y seguridad
Más allá de la gestión interna de la empresa, el historial de versiones (quién modificó algo, cuándo), es de gran utilidad de cara a auditorías y normativas ISO.
Todos podemos tener en mente algún caso de procedimiento operativo estándar (SOP) que, en su elaboración, haya generado dudas en las distintas personas involucradas de si trabajaban en la última versión -la más actualizada-, o no. Antes era frecuente, cuando el papel y el correo electrónico dominaban las prácticas empresariales. Gracias a la tecnología, ahora se puede trabajar de forma simultánea, con unos datos compartidos y obtenidos en tiempo real. El control de versiones o gestión de versiones era una de las medidas de seguridad, y un ERP ofrece una seguridad extra. No sólo él mismo actualiza los datos, sino que es el marco de trabajo compartido.
Permisos limitados
Al margen de la cultura de transparencia de una empresa o del tipo de jerarquía, hay datos sensibles que pueden resultar problemáticos en manos no expertas. Cuando se habla de gestión documental, es de vital importancia hacer que no todos los usuarios puedan ver todo, el ERP debe permitir la definición de accesos por rol, usuario o tipo de documento. Los roles son importantes no sólo para tener claras las responsabilidades: resultan imprescindibles para controlar la información financiera.
El enfoque ideal es que cada trabajador tenga acceso a los datos que realmente va a necesitar, según su puesto de trabajo. Con ello, se garantiza que pueda cumplir sus tareas sin fricciones, se evitan errores y malentendidos o el uso inadecuado de la información. Éste último puede ser inconsciente, pero tener grandes repercusiones. Los roles y las limitaciones asociadas a ellos ayudan a que el empleado se pueda concentrar en sus objetivos, y no tengan distracciones extra. En paralelo, aseguramos que se cumpla con la normativa de protección de datos.
Automatización documental
La generación automática de documentos (albaranes, etiquetas, facturas), el envío por email o el archivado automático son cuestiones que pueden inclinar la decisión de apostar por un ERP u otro.
El saber que los datos están actualizados en tiempo real y que no se producen duplicidades debe darnos tranquilidad.
Tendencias en gestión documental
La transformación digital está acelerando la evolución de la gestión documental, y las empresas que no se adapten quedarán atrás. Entre las principales tendencias, destacan:
Digitalización completa de la cadena documental
Desde la recepción de documentos escaneados con OCR hasta la entrega de facturas electrónicas firmadas automáticamente. Las empresas están advirtiendo la conveniencia de la digitalización, y buscan eliminar el papel completamente. Tener los documentos en ficheros físicos, USB o discos externos introduce un elevado riesgo, añaden brechas de seguridad. Muchos datos pueden verse afectados.
Esto trae menos gastos en papel y, a gran escala, contribuye a negocios más sostenibles y a reducir la deforestación. En el lado de negocio, facilita el intercambio de documentos comerciales de forma automatizada. Por ejemplo, en Gextia existe la posibilidad de implementar el paquete funcional Conector EDI B2B – Edicom/ Ediversa. Se trata de un formato electrónico estándar que sustituye documentos en papel, y el intercambio posterior se realiza mediante un intermediario, el proveedor de la solución EDI -en este caso EDICOM o eDiversa- que facilita la traducción de los ficheros en un formato más legible.
Automatización basada en IA
Algoritmos capaces de identificar tipos de documentos, extraer datos relevantes y clasificarlos automáticamente. Imagina la cantidad de tiempo que podrías ahorrar y cómo se aceleraría la entrada de datos, al mismo tiempo que se reducirían los errores humanos.
Almacenamiento en la nuble con cumplimiento legal
La ciberseguridad es esencial si hablamos de entornos digitales. Cada cierto tiempo, nombres de distintas empresas saltan a los medios por casos de fallos en su seguridad y robos de datos. En las soluciones híbridas o 100% cloud debe haber backup automático, encriptación avanzada y cumplimiento normativo (GDPR, ISO 27001…). La gestión de riesgos a nivel de gestión documental debe abarcar distintos puntos. Además de identificar y arreglar, se deben evaluar y mitigar posibles riesgos futuros.
Gestión fácil de la información
Gestionar fácilmente la información no está reñido con la seguridad y, por eso, las empresas deben buscar formas de hacer que tanto departamentos como trabajadores concretos de la empresa, tengan posibilidad de llegar a los documentos que requieren conocer o consultar. Los gestores de información decidirán quiénes podrán acceder a qué, y pueden crear perfiles.
Un paquete funcional de Gextia que ilustra esta necesidad de gestión fácil de la información es el de Empleados, Ausencias y Asistencias. Los propios trabajadores pueden adjuntar la documentación asociada, como puede ser un justificante médico. Todo esto se convierte en una gran ayuda para los equipos de recursos humanos, que podrán contar con todo lo necesario para aprobarlas.
Acceso móvil a documentos
Los equipos comerciales, técnicos o de almacén necesitan plataformas de software cómodas, que puedan consultar desde tablets o, incluso, móviles. Gracias a esto, se multiplica la agilidad operativa.
Interfaz y experiencia de usuario
En B2B tiende a reducirse la importancia concedida al aspecto de las herramientas o comunicaciones. Lograr una buena experiencia de usuario contribuye a una menor resistencia por parte de éste. Este punto de vista en torno a la gestión documental se encuentra al hilo del acceso móvil. Los diseños deben ser responsive para que se ajusten a los nuevos tamaños de pantalla, cada vez más presentes al permitirse trabajos más flexibles y el trabajo deslocalizado.
Eso sí, el buen aspecto no suple la necesidad de cierta formación, sobre todo en aquellos casos en los que los futuros usuarios no hayan vivido antes lo que es tener un ERP.
El ERP, más allá de la gestión documental
Si sólo deseas tener bien organizados tus documentos e información, estás en el sitio equivocado: necesitas un software de gestión documental. Si quieres una herramienta útil que te proporcione lo necesario para una planificación de negocio completa, una visión de tu empresa integral y posibilidades de optimizar aún más el tiempo y otros recursos de la empresa para aumentar la rentabilidad y tener margen para buscar el crecimiento… es hora de que conozcas Gextia, el software de gestión empresarial centrado en producto físico.
