1. IDENTIFICACIÓN DEL SISTEMA INFORMÁTICO

• Nombre del sistema informático: Gextia
• Código identificador del sistema informático: GEXTIA1
• Versión: 1.0 y posteriores actualizaciones dentro de la misma versión mayor.
• Fecha de lanzamiento de esta versión: 1 de enero de 2025 
• Lugar: Madrid

2. INFORMACIÓN DEL PRODUCTOR

• Razón social: FACTOR LIBRE SOCIEDAD LIMITADA
• NIF: B24627358
• Dirección postal: Paseo de las Delicias 20, 2º planta, puerta 5, 28045 Madrid
• Teléfono de contacto: +34 911 863 012
• Correo electrónico: [email protected]
• Página web: www.factorlibre.com

3. DESCRIPCIÓN FUNCIONAL Y COMPONENTES DEL SISTEMA

3.1. Descripción general: Gextia es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) integral diseñado específicamente para empresas de producto físico, independientemente de si sus canales son B2B, B2C o ambos. El sistema está basado en tecnología de código abierto (Odoo Community) con desarrollos comunitarios y propietarios que amplían sus funcionalidades.

3.2. Arquitectura técnica:

• Tipo de arquitectura: Cliente-servidor con arquitectura web de tres capas
• Base de datos: PostgreSQL (versión 12 o superior)
• Lenguaje de programación: Python 3.8+
• Framework: Odoo 16.0 Community Edition como base
• Sistema operativo servidor: Linux (Ubuntu 20.04 LTS o superior recomendado)
• Interfaz de usuario: Web responsive (HTML5, JavaScript, XML)

3.3. Componentes principales del sistema:

El alcance funcional específico de cada implementación de Gextia vendrá determinado por el acuerdo contractual establecido con cada cliente, los paquetes funcionales seleccionados y los desarrollos a medida que se realicen. El sistema dispone de las siguientes áreas funcionales principales:

• Pedidos: Gestión de ciclo completo de ventas y compras
• Almacén: Control de inventario con trazabilidad de movimientos de entrada y de salida
• TPV: Para ventas en tienda física con emisión de tickets certificados por Verifactu si fuera requerido.
• Facturación: Gestión completa de facturas de venta y compra, con numeración secuencial inalterable, con cumplimiento de SII si fuera requerido.
• Contabilidad: Plan contable adaptado al PGC español, con trazabilidad completa
• Fiscalidad española: Modelos 111, 115, 303, 349, 347, 190, 390, 369
• Integración con plataformas eCommerce y marketplaces: Como Shopify o Amazon.
• Operadores logísticos: Integración con sistemas WMS externos y operadores 3PL
• Control de envíos: Generación de etiquetas y seguimiento de expediciones, con transportistas integrados directamente.

3.4. Funcionalidades específicas para cumplimiento normativo:

• Sistema de logs inalterables con marca temporal
• Firma digital de registros mediante hash criptográfico
• Numeración secuencial automática sin posibilidad de saltos
• Bloqueo de períodos contables cerrados
• Trazabilidad completa de modificaciones con usuario y timestamp
• Exportación de datos en formatos estándar (XML, CSV)
• Sistema de copias de seguridad automatizadas (delegada en la empresa de administración de sistemas)

4. CARACTERÍSTICAS DE LA INSTALACIÓN

4.1. Requisitos técnicos mínimos:

• Servidor: 8 GB RAM, 4 CPU cores, 100 GB almacenamiento SSD
• Sistema operativo: Linux Ubuntu 20.04 LTS o superior
• Base de datos: PostgreSQL 12 o superior
• Python: Versión 3.8 o superior
• Navegadores compatibles: Chrome 90+, Firefox 88+, Safari 14+, Edge 90+

4.2. Modelo de despliegue:

• Instalación on-premise en infraestructura de proveedor certificado
• Acceso web mediante HTTPS con certificado SSL
• Autenticación de usuarios con gestión de permisos por roles
• Backup automático diario con retención mínima de 30 días (o según condiciones establecidas por proveedor certificado)

4.3. Medidas de seguridad:

• Encriptación de comunicaciones mediante TLS 1.2 o superior
• Autenticación de doble factor disponible
• Registro de accesos y operaciones críticas, bajo requerimiento.
• Segregación de datos por empresa en entornos multi-compañía

5. CUMPLIMIENTO NORMATIVO

5.1. Cumplimiento de Veri*Factu:

• ¿El sistema solo funciona como VERI*FACTU?: No
• ¿Permite su uso por varios obligados tributarios?: Sí
• ¿Dispone de mecanismos de firma electrónica?: Sí

5.2. Declaración de cumplimiento: Se declara que el sistema informático de facturación cuenta con mecanismos de firma electrónica mediante certificados digitales cualificados, conforme a la normativa aplicable, y que dicha firma se realiza con el certificado correspondiente al emisor de las facturas. El sistema está preparado para la autenticación segura y el envío electrónico de los datos de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria a través de los medios que esta determine.

6. GESTIÓN DE VERSIONES Y ACTUALIZACIONES

6.1. Política de versiones:

• Versiones menores (1.X): Mantienen la validez de esta declaración
• Versiones mayores (2.0, 3.0…): Requieren nueva declaración responsable
• Frecuencia de actualizaciones: Mensuales para versiones menores

6.2. Procedimiento de actualización:

• Notificación previa a clientes de cambios significativos
• Documentación de cambios en cada versión

7. DECLARACIÓN FORMAL

La entidad productora del sistema informático a que se refiere la presente declaración responsable, FACTOR LIBRE SOCIEDAD LIMITADA, con NIF B24627358,

DECLARA BAJO SU RESPONSABILIDAD:

Que el sistema informático Gextia, en la versión indicada en este documento, cumple íntegramente con lo dispuesto en:

El artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria

El Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre

La Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre

Las especificaciones técnicas publicadas en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Y que garantiza:

• La integridad de los datos
• La conservación de los registros
• La accesibilidad de la información
• La legibilidad de los documentos
• La trazabilidad de las operaciones
• La inalterabilidad de los registros de facturación

Fecha: 27 de mayo de 2025

Lugar: Madrid, España

Firmado digitalmente por Carlos Liébana Anero, en calidad de administrador único de FACTOR LIBRE S.L.

Nota: Esta declaración responsable se encuentra disponible de forma permanente en:

• El propio sistema Gextia (menú Acerca de)
• La página web: www.factorlibre.com/declaracion-responsable
• Solicitud directa a [email protected]