Cuando una empresa se plantea implementar un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) la pregunta más habitual es: ¿cuánto cuesta? Sin embargo, esta pregunta resulta incompleta, aunque resulte un planteamiento que -lógicamente- aparece en primer lugar. Lo realmente determinante no es el coste, sino el valor real de un ERP, que, en muchas ocasiones, permanece oculto bajo métricas superficiales o decisiones cortoplacistas.
En este artículo abordaremos el desfase entre el valor percibido y el valor real de un ERP, y por qué esa diferencia puede condicionar el crecimiento, la eficiencia y la competitividad de una empresa.
El valor percibido: lo que se ve en la superficie
Muchas compañías -especialmente las pequeñas y medianas- tienden a ver el ERP como una herramienta costosa y compleja. Esta percepción se construye en torno a estas tres ideas clave:
- Inversión inicial elevada: implementar un ERP implica licencias, desarrollo, consultoría y formación. Este gasto se compara, erróneamente, con soluciones parciales más baratas.
- Dificultad en la adopción: cambiar sistemas implica cambiar hábitos. El miedo al cambio suele limitar la visión sobre lo que se puede ganar.
- Retorno difuso de la inversión de dinero: ¿Cómo se mide si un ERP ha salido «rentable»? Muchas empresas lo intentan con métricas aisladas como el ahorro de tiempo en una tarea concreta o la reducción de errores humanos. Están bien, pero no muestran el nuevo contexto global en el que se trabaja.
El valor real: los buenos cimientos de la empresa
Las automatizaciones son uno de los logros más llamativos que se consiguen con un ERP, y de los más deseados. No serían muy relevantes si no fuera por la capacidad de integrar, conectar y revelar que tiene un software de este tipo. ¿Nos damos cuenta de esa otra parte? Es el quid para evaluar si el ERP cumple con lo que promete: un gran cambio cualitativo.
Visión unificada del negocio
Hay áreas que tradicionalmente se encuentran separadas en las empresas (almacén, ventas, finanzas, compras, producción y logística). Incluso, puede suceder que haya cierta competencia entre departamentos y áreas desde una búsqueda de sobresalir por sus resultados, sin darse cuenta de que los propios resultados son en función del trabajo que haga el resto de equipos. Es decir, los equipos son interdependientes -sean conscientes de ello, o no-.
Cuando se conectan las distintas áreas, no sólo se reducen errores, sino que se reducen discrepancias entre distintos equipos y se facilita una buena relación que haga que remen en una misma dirección, con unos datos comunes. Se elimina la desinformación estructural que frena a muchas organizaciones. ¿Qué productos tienen mayor rotación? ¿Qué cliente se está convirtiendo en un riesgo financiero? ¿Qué proveedor genera más incidencias?
Las hojas de cálculo no responden a estas preguntas -aunque sirvan «para ir tirando«-. Un ERP bien implementado, sí.
Capacidad de adaptación al cambio
Los mercados cambian, los canales de venta se multiplican y los modelos de negocio evolucionan. Un ERP moderno permite que la estructura digital de la empresa sea adaptable. Es eficiencia, y, también, resiliencia digital.
En circunstancias imprevistas, un ERP flexible se vuelve clave para redirigir operaciones, abrir nuevos canales online o gestionar la cadena de suministro de forma más ágil. Evita que vayamos a ciegas probando acciones. Las herramientas aisladas, a pesar de brindar información útil, siguen estando desconectadas de la realidad global de la empresa. Los datos que nos devuelven son difíciles de interpretar.
Coste de oportunidad
El coste de tener un ERP o de tener uno mal alineado no es quedarse como se está, es que la estrategia de negocio no sea sólida y no consiga evitar que:
- Proyectos no se lancen por falta de datos.
- Clientes se pierdan por mala gestión del stock.
- Equipos dediquen horas y horas a tareas repetitivas.
- Las decisiones se tomen siguiendo intuiciones, al no tener los datos a tiempo.
El valor real de un ERP no es el ahorro directo, es la capacidad que brinda: de crecer, de innovar, de escalar, etc.
Innovar sin parecerse a nadie
A nivel de marketing y branding, vemos que las tendencias determinan la dirección de las distintas empresas. El objetivo ahora mismo es parecerse, seguir las nuevas directrices o, si lo prefieres: optar por el mismo camino. Por ejemplo, los logos son más sencillos, los colores tienen una gama cromática limitada y se evitan estridencias, y toda marca tiene su correspondiente podcast -Gextia, de hecho, tiene NEXO, que puedes escuchar aquí-. A primera vista, puede ser un error, pero optar por diseños más neutros puede relacionarse en algunos casos con una imagen que permita arriesgar más, una creatividad manifiestamente mayor que no tiene que ceñirse a la estética de esa identidad previa de marca.
Precisamente, esto lo podemos vincular con lo que se busca en un ERP. Suele buscarse uno «como el de la competencia», sin darse cuenta de que los procesos son comunes, pero las particularidades de cada empresa pueden establecer grandes diferencias en cómo se resuelven.
Un buen ERP sabe adaptarse a la singularidad de cada empresa. Es personalización técnica y alineación estratégica. ¿Tu empresa tiene B2B y quiere vender en paralelo B2C? ¿Estás creando una red de puntos de distribución físicos con trazabilidad en tiempo real? ¿Tu modelo de negocio exige facturación automática por cliente con reglas variables?
El ERP no debe limitarte. Su objetivo debe ser acompañarte en la diferenciación.
¿Cómo medir el valor real de un ERP?
Más allá del ROI clásico, podemos hacer estas preguntas:
- ¿Cuántas decisiones se han mejorado desde que tienes visibilidad total de los datos?
- ¿Cómo se ha mejorado la coordinación entre equipos?
- ¿Cómo ha cambiado la experiencia de cliente desde la implementación?
- ¿Qué escenarios futuros podrías abordar ahora que antes veías inviable?
No son preguntas fáciles, pero sí relevantes y necesarias si queremos optar a una posición competitiva en el mercado.
Una promesa de futuro vs anclarnos en el pasado
Pensar en valor es pensar en todo lo que se puede lograr, y cómo hacerlo: es pensar en soluciones. Frente a ello, pensar en costes lleva a limitarse, y a desarrollar miedos ante la innovación.
Un ERP es la infraestructura que permite que todo fluya: productos, personas, decisiones, visión de futuro. Entender el valor real de un ERP exige salir del Excel y pensar en términos de ventaja competitiva, agilidad organizativa y sostenibilidad operativa.
Las empresas que entienden esto no sólo eligen mejor. Evolucionan mejor.
