El origen de Gextia

Si nos has acompañado en nuestra trayectoria, sabrás que venimos de Odoo, un software de gestión ERP con un enfoque muy generalista. En cambio, hemos construido Gextia para atender las necesidades concretas de empresas de distribución de productos propios o de terceros, y puede ser orientado tanto a B2C como a B2B. Nuestro ERP se adapta completamente a diversos sectores, incluyendo retail B2C, distribución B2B, almacenes, ecommerce y financiero.

En Factor Libre, implementamos nuestro ERP. Sabemos bien lo que hacemos, porque, literalmente, somos los responsables del desarrollo, mantenimiento y mejora continua y proactiva de nuestro ERP. Dirigimos su evolución y funcionalidad para ir más allá de las expectativas de nuestros clientes, tras años conociendo qué buscan y entendiendo los procesos críticos de sus negocios. 

Seguimos, por el momento, conectados a Odoo. La relación que establecemos es desde la mejora de producto, al valorar positivamente el estar al tanto de las versiones del sistema relativas a la funcionalidad, interfaz y arquitectura general de software. Estas versiones se liberan tras un exhaustivo proceso de desarrollo y pruebas. Desde ahí, nosotros diseñamos desde desafíos reales, con versiones que actualizamos con frecuencia.

Un ERP adaptable y escalable

Nuestro ERP es reflejo de lo que promete, agilidad. Gextia se configura a través de lo que llamamos “Paquetes funcionales”, que resuelven las necesidades operativas más comunes y se integran a través de varios bloques con objetivos específicos.

Cada cliente, con nuestro acompañamiento previo, identifica sus necesidades y en función de éstas escoge los paquetes funcionales. A ellos, se les unirán los servicios obligatorios de alcance fijo, y servicios extra que consideren como consultoría o desarrollo a demanda. 

¿El resultado de todo esto? Los proyectos se suceden en tres fases (I: acciones comerciales, II: arranque de operativas, III: evolución posterior). La implementación es controlada y flexible por etapas y la inversión es efectiva.

Servicios ante, durante y después de la implementación

En Gextia, la implementación de cada bloque va más allá de la instalación y configuración. 

Servicios de alcance fijo (precio fijo)

• Inicialización de paquetes: A través de las formaciones asíncronas, reuniones de trabajo y validación de los conocimientos. 
• Mantenimiento evolutivo: De cara a las actualizaciones de funcionalidades y entornos, la resolución de dudas, acciones informativas, solución de errores/bugs o la invitación a eventos. 

Sí, de vez en cuando organizamos eventos remotos o presenciales, y, si eres cliente, tienes tu invitación asegurada.

Servicios de alcance variable (precio variable)

• Cuestiones técnicas y de desarrollo.
• Consultoría de negocio: Abarcando reuniones periódicas, soporte con expertos funcionales y formaciones específicas adicionales.
• Puesta en producción (opcional, pero recomendable): Puede ser de media jornada o jornada completa, con horario flexible, presencial o en remoto.

Responsables de proyecto

Tanto en la implantación como en el servicio posterior tendrás de referencia al Service Manager (SM) asignado, que es único por proyecto, y a los Service Manager Assistant (SMA). El primero liderará el proyecto, valiéndose de su conocimiento experto para plantear, junto a los SMA, soluciones específicas. Los SMA, por su parte, tendrán como misión ejecutar la implantación de los paquetes y coordinar la consultoría y desarrollo de su área funcional.

El equipo de proyecto no estará compuesto sólo por el SM y los SMA. En las distintas fases habrá diversos roles que se sucederán, como la dirección comercial, el responsable de producto, los desarrolladores de software o el gestor de proyectos. Se trata de un equipo multidisciplinar e integrado.

Fases del proyecto

Fase I: Acciones comerciales

El punto de partida, en el que localizamos las necesidades reales de nuestro cliente para saber cómo orientar el proyecto, se eligen los paquetes funcionales, se definen los servicios variables opcionales y se formaliza el proyecto bajo acuerdos iniciales y compromisos. Todos los aspectos del servicio ofrecido, los costes y el plan de implementación quedarán reflejados en la documentación y propuesta formal.

El inicio de esta primera fase lo marca la dirección comercial en la primera interacción con el cliente, mientras que el responsable de producto evalúa cómo los paquetes funcionales pueden integrarse para cumplir con el objetivo. El gestor de proyecto definirá quienes serán las personas implicadas (con lo que comenzará su actividad el SM) y los consultores técnicos y/o funcionales acompañarán en la personalización de la propuesta.

Fase II: Arranque de operativas

El SM, el SMA, las áreas funcionales, el responsable de producto y el gestor de proyectos velarán por la implementación exitosa de los paquetes funcionales previamente seleccionados. Además, tendrá lugar la activación de servicios variables, las pruebas exhaustivas y validación y la formación del usuario final.

Sabemos que implementar un ERP genera incertidumbre y, en ocasiones, puede romper el ritmo de trabajo diario. Por ello, todo nuestro equipo está involucrado en la creación de formaciones específicas y actualizadas para cada paquete funcional. En nuestra herramienta de formación Academy se encuentran multitud de recursos para garantizar la confianza y la autonomía en el uso de Gextia.

Fase III: Evolución posterior

En entornos cambiantes, es necesario evolucionar y cambiar de estrategia. Gextia es flexible, permitiendo la escalabilidad y la integración de nuevas funcionalidades. Aparte de la evaluación continua y proactiva de las necesidades del cliente para hacer nuevos ajustes, los desarrollos tienen en cuenta el feedback de los usuarios con el enfoque de optimizar a la par la experiencia de usuario y la funcionalidad del sistema. 

Al mantenimiento y expansión de Gextia se suman más personas involucradas. Los desarrolladores de software son una figura clave en este proceso, al estar volcados en que el código cumpla los criterios de velocidad de ejecución, adaptabilidad y capacidad para soportar cargas de trabajo crecientes. Esta exigencia, junto a las refactorizaciones, permite que nuestro software cuente con un código rápido, robusto y escalable.

Como ves, hay todo un engranaje detrás de cada proyecto. Buscamos que nuestro ERP sea una herramienta valiosa en las estrategias de negocio de nuestros clientes y, la única forma es trabajando con transparencia, criterio y una organización optimizada.