Funcionalidades

Escalar tu ERP de forma personalizada y al ritmo de tu negocio

Funcionalidades que podrás ir desarrollando con Factor Libre

Primeros pasos

En este primer bloque, se hablará de interfaz, operativas y uso del sistema, apoyados en el flujo principal de pedido, albarán y factura (sin profundizar en el mismo, que será algo que corresponderá a otros paquetes.) El objetivo global es que cualquier usuario sea capaz de utilizar el sistema con fluidez, en función de su nivel de responsabilidad, como primera toma de contacto introductoria a los siguientes bloques.

1. Interfaz, operativas y uso del sistema

Tomando como referencia el citado flujo de pedido-albarán-factura, en este primer sub-bloque se tendrá un contacto inicial con el sistema, con tres sesiones discriminando por usuario: usuario con responsabilidad baja, usuario con responsabilidad media y usuario con responsabilidad alta.

Pedidos

En el bloque de pedidos se tratará todo lo relacionado con la gestión completa de pedidos de venta y de compras, incluyendo todos los elementos con los que se relacionan: productos, clientes, proveedores, tarifas, costes, informes, etc.

A nivel operativo, hay múltiples variables de todo tipo que afectan a la elección de los diferentes paquetes disponibles. Desde si el negocio tiende a ser B2B, B2C o ambos, hasta aquellos procesos más específicos implantados o necesarios en la empresa: reserva de stock, pedidos de compra calculados, pedidos iniciales, importaciones, etc.

1. Compra y venta base

Este paquete es necesario para conocer los flujos de compra y venta, conociendo los campos que componen cada elemento y su relación con las facturas y albaranes.

2. Gestión de cambios y devoluciones

Permite la gestión de cambios y devoluciones desde pedidos de venta, posibilidad de realizar la gestión de reembolsos (sin comunicación con los ecommerce). Además, podremos realizar la anulación de productos de pedidos no enviados y la gestión de la rectificación de sus facturas y reembolsos.

3. Precios de coste y márgenes

Es necesario para la gestión de precios de coste en los productos según nuestro método de valoración de inventario.

4. Pedidos de ventas y compras iniciales y asociados

Este paquete es necesario para empresas que utilizan contratos o gestionan compromisos con sus clientes (pedido inicial), pero que desean ir realizando pedidos asociados a ese compromiso del pedido inicial, que entrarían en un flujo normal y habitual de gestión.

5. Pedidos de compra calculados (manual/automático)

Gestión de la propuesta de compras en base a los consumos calculados a partir de una serie de opciones. Nos va a permitir hacer una simulación completa. Además nos ofrece información muy detallada del stock de cada producto. El resultado final obtenido es un presupuesto de compra al proveedor indicado.

6. Reserva de stock de productos en pedidos en presupuesto

Este paquete permite reservar stock directamente desde un presupuesto sin la necesidad de validar el mismo y procesar el albarán. Podrás reservar todo los productos, parcialmente e incluso cancelar dicha reserva para un producto o de forma completa.

7. Packing actions

Permite configurar una serie de acciones que pueden tener impacto en el pedido de venta, y en los albaranes de salida en el momento del empaquetado, así como permite indicar unas notas que se pueden mostrar en el SGA

8. Gestión de comisiones

Este paquete es necesario para empresas que tienen vendedores y desean gestionar las comisiones por venta para cada uno, ya sea por porcentaje, precio fijo, por producto vendido, categoría de producto y otros valores.

9. Gestión de riesgo de clientes (límite de crédito)

Este paquete sirve para indicar límites de crédito por cliente y así poder controlar las ventas y cobro por cliente, asegurándonos de no tener clientes deudores. Con este paquete podremos limitar y bloquear las ventas para aquellos clientes que hayan llegado a su límite de crédito.

10. Dashboard Ninja

Este paquete es necesario para la creación de tableros de mando y business intelligence de todo tipo: gráfico de barras, circulares, de línea, KPI, tarjetas y listados. Podremos crear informes e indicadores relacionados con las distintas áreas de la empresa, cuya consulta puede aportar información útil para el control y gestión de la compañía.

11. Importadores de registros mediante CSV/Excel

Este paquete es necesario para hacer importaciones avanzadas mediante Excel o CSV de los campos de cualquier registro que va a ser configurable por parte del usuario

12. Gestión completa de ATC

Este paquete, proporciona al cliente un conjunto de herramientas y servicios diseñados para crear, gestionar y visualizar las devoluciones realizadas de clientes. Incluye las funciones de gestión de devoluciones y cambios, gestión de reembolsos, seguimiento de devoluciones, generación de informes, aplicación y gestión de cupones y la cancelación de productos o pedidos completos.

13. Portal de devoluciones

Este paquete está diseñado específicamente para los compradores finales, para la gestión completa de las solicitudes y seguimientos de devoluciones y cambios. Este portal, desarrollado íntegramente en Odoo, puede estar vinculado a otros sistemas del cliente como su ecommerce, actuando como zona de usuarios de manera transparente.

14. Devoluciones de proveedor

Este paquete ayuda a las empresas a gestionar eficientemente los procesos de devolución de productos comprados a los proveedores. También permite hacer un seguimiento de las devoluciones y la generación de informes sobre las devoluciones. 

15. Excepciones de venta/compra avanzado

Este paquete es útil para la gestión de excepciones en los pedidos de venta y compra de una forma avanzada a través de actividades. De forma que estas excepciones podrán generar actividades para ser gestionadas por los usuarios correspondientes,

Conectores

En este bloque nos encargaremos de la gestión de todos los datos de interés de la tienda online para poder explotarlos desde Odoo, garantizando la integridad de los vínculos entre los dos sistemas y optimizando la gestión de los mismos con procesos  sencillos y claros.

La gestión del conector dependerá totalmente de los procesos que queramos incluir en el mismo. No es lo mismo un conector con el flujo básico de la gestión de productos, pedidos y stock con otro que cuente con gestión avanzada de productos, multialmacen… Por lo que los paquetes necesarios para cubrir esta área dependerá del alcance definido.

1. Trabajos en cola

Dentro del ERP, existen acciones que no se ejecutan instantáneamente. Sino que se crean trabajos en cola, los cuales ejecutan estas acciones en segundo plano. El objetivo es no sobrecargar/oxigenar el sistema.

2. Conector Shopify – Base

En este paquete nos encargaremos de la gestión de todos los datos de interés de la tienda online para poder explotarlos desde Odoo, garantizando la integridad de los vínculos entre los dos sistemas y optimizando la gestión de los mismos con procesos  sencillos y claros.

3.Conector Shopify – Omnicanalidad

Gestión de la tienda online con multialmacén (diferentes ubicaciones), para gestionar el stock y el flujo de ventas.

4. Conector Shopify – Reembolsos

Nos permite realizar reembolsos automáticos en pedidos online, desde Odoo.

5. Conector Shopify – Tarjetas regalo y cupones

Este paquete es para aquellas empresas que deseen tener una vinculación de los cupones/vales en la tienda física de Odoo y la tienda online.

6. Transportistas base

Paquete que abarca todas integraciones con los distintos transportistas. Por ejemplo crear la etiqueta desde Odoo, Tracking de seguimiento, Recogidas, Cambios, Contrareembolso o Puntos de recogida

TPV

La gestión de tiendas dependerá totalmente de los procesos que queramos incluir en la misma. No es lo mismo una tienda que realiza ventas al uso que otra que cuente con omnicanalidad total. Los paquetes necesarios para cubrir este área dependerán de hasta donde queramos llegar.

1. Base

Este paquete es el base para aquellas empresas con tiendas físicas que necesiten uno o varios puntos de venta para gestionar la operativas básicas del punto de venta, consultar información de las operaciones realizadas y enviar documentos por email.

2. Tarjetas regalo (univalente/polivalente)

Este paquete es para aquellas empresas que requieran vender tarjetas regalo como bonos polivalentes o univalentes en la tienda física. 

3. Datáfono

Este paquete es para empresas que realicen ventas con tarjeta y deseen integrarlo para  agilizar las ventas, devoluciones y cambios pagados con datáfono

4. Modos de pago avanzados: Klarna, Bizum

Este paquete es para empresas que tienen algún modo de pago avanzado, como Klarna o Bizum, en las tiendas físicas. 

Incluye la integración para agilizar el tiempo en las ventas y devoluciones que se realizan con Klarna/Bizum, y permite visualizar los datos de dichas transacciones desde Odoo.

5. Fidelizados, cartera electrónica y promociones avanzadas

Este paquete es para aquellas empresas que deseen tener:

  • Un programa de fidelización mediante la acumulación de puntos en las ventas que cumplan ciertas condiciones que se puedan canjear en forma de descuentos, un producto específico gratis o envío gratis.
  • Una cartera electrónica con saldo que el cliente pueda utilizar para pagar sus compras en la tienda física o en la que acumular el saldo de sus devoluciones.
  • Promociones avanzadas para las que no necesariamente se requiere un cliente como cupones descuento.

6. Anticipos y reservas. Bloqueo de ventas sin stock en tienda física

Este paquete es para aquellas empresas que permitan realizar reservas de mercancía en tienda física con o sin previo pago de anticipo, para cualquier tienda.

7. Integración ECI como corner

Este paquete es para empresas que tengan córneres en El Corte Inglés y deseen una integración ECI por FTP/SFTP para que las ventas y devoluciones realizadas en El Corte Inglés entren automáticamente en Odoo y se mantenga el stock actualizado.

8. Informes avanzados y KPIs de rendimiento

Este paquete es para empresas que deseen tener informes avanzados de operativas de tiendas físicas. Incluye una formación sobre el uso de estos informes y multitud de  informes predefinidos.

9. Peticiones entre tiendas y a central

Este paquete es para aquellas empresas que deseen permitir las peticiones y envíos proactivos de mercancía entre sus tiendas y almacenes. 

10. Omnicanalidad – Devoluciones y cambios de pedidos online en tienda física

Este paquete es para aquellas empresas que deseen permitir devoluciones y cambios de pedidos online en la tienda física. 

11. Omnicanalidad – Venta en tienda física de stock online o disponible en otros almacenes

Este paquete es para empresas que quieran vender en la tienda física stock online o stock disponible en otros almacenes y enviar dicho pedido a la dirección del cliente o a la dirección de una de las tiendas físicas, para que el cliente pueda recogerlo en la tienda.

12. Registro del nº de visitas. Integración con contador

Este paquete es para aquellas empresas que quieran contabilizar las visitas recibidas en la tienda física. Es útil para conocer tanto las visitas recibidas como la tasa de conversión de las mismas por hora, día, mes, etc.

13. Cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos

Este paquete es para aquellas empresas que deseen recoger la aceptación del cliente para registrar sus datos en la base de datos.

14. RFID

Este paquete es para empresas que contengan una integración RFID y deseen ampliar dicha integración a las operativas del TPV para realizar ventas y devoluciones con tecnología RFID y agilizar el tiempo de las mismas.

15. Taxfree

Este paquete es para empresas que deseen realizar una integración con el proveedor de Tax Free, de tal modo que se pueda agilizar el registro de los formularios y la cancelación de los mismos, de forma automática ante una devolución. 

16. Packs y combos

Este paquete es para aquellas empresas que necesiten vender combos en el TPV, con opción de elegir al momento los componentes opcionales a incluir en el combo y opción de aplicar precios extra a algunos componentes. 

Financiero

La gestión contable, financiera y fiscal de la/s compañía/s depende de la definición, requisitos y obligaciones fiscales de la empresa. No es lo mismo una sociedad multicompañía, con establecimientos permanentes, sucursales y/o regímenes especiales, respecto a una sociedad donde no se da la circunstancia anterior. De igual manera, la gestión de tesorería será más compleja cuanto mayor número de plataformas de pago tengamos disponibles. la parte buena es que existe una solución para cada una de ellas, simplemente debemos  configurar el alcance y los paquetes con los que las abordaremos cada situación. 

1. Contabilidad y fiscalidad básica

Conocimiento por parte del cliente de las herramientas básicas que proporciona Odoo para la gestión contable. Para ello se realizará una Introducción al panel de contabilidad, configuraciones básicas y un trabajo previo para el correcto funcionamiento del área contable. A su vez, se abordará el alta y gestión de datos maestros.

2. Facturación de ventas y compras

Gestión y conocimiento de los procesos de facturación de ventas y de contabilización de compras de bienes, servicios y bienes de inversión.

3. Activos

Alta de tipos de activo donde definir el tiempo de vida de determinados activos inmovilizados materiales e inmateriales y depreciarlos según los criterios legales.

4. Tesorería

Alta y configuración de cuentas bancarias, así como el procedimiento de contabilización de estas operaciones. Además, aquí se definirá cómo se va  a dejar constancia contable de los distintos modos de pago disponibles en los TPV, tienda online y/o ventas Wholesale.

5. Impuestos especiales

Definición y configuración de Odoo según las necesidades fiscales específicas de la/s compañía/s. Se requiere conocer si la empresa dispone de sucursales, filiales y/o domicilios permanentes.

6. Procesos intercompañía

Análisis, definición y configuración de operaciones intercompañía tales como Gestión de sociedades (compañías) en Odoo, Definición de procesos intercompañía (compras – ventas), Definición de regímenes fiscales entre compañías o Facturación automática intercompañía

7. Informes contables

Informes contables disponibles, visualización y extracción.

  • Libro Mayor.
  • Sumas y saldos.
  • Libro diario. Remuneración de asientos.
  • Balance de situación.
  • Pérdidas y ganancias.
  • Análisis del margen

8. Gestión presupuestaria

Gestión de presupuestos y visualización de resultados.

  • Alta de elementos de presupuesto.
  • Asignación de presupuesto por cuentas financieras o epígrafes.
  • Análisis comparativo entre:
    • Presupuesto vs Pérdidas y Ganancias
    • Presupuesto vs Año anterior

9. Declaraciones AEAT

Modelos legales de declaraciones o liquidaciones para su presentación en la Agencia Tributaria.

  • Libro de IVA.
  • Informe de impuestos.
  • Bloqueo de fechas contables.
  • Modelos AEAT: 111, 115, 303, 347, 349, 190, 390, 369.
  • Cierre del ejercicio fiscal.

10. AEAT – Exportaciones e importaciones / Intrastat

Informe intrastat (elaboración de la Estadística de los intercambios de bienes entre Estados miembros de la Unión Europea).

  • Definición y carga de códigos HS.
  • Definición y carga país de origen de la mercancía.
  • Factura de aduanas.
  • Declaración Intrastat.

11. AEAT – SII

Gestión de las comunicaciones con el SII.

  • Alta de certificado AEAT.
  • Definición de operaciones a remitir al SII.
  • Envío manual o automático a la AEAT.
  • Procedimiento de revisión de no enviadas, errores y otros.
  • Contraste de operaciones con modelo 303 / AEAT.

Almacén

En este bloque tratamos todo lo relacionado con los procesos operativos logísticos y de almacén, con diferentes flujos de trabajo y opciones en base al tipo de empresa, sus necesidades, las características de su producto y número de almacenes.

1. Base

Este paquete es el punto de partida de los trabajos de almacén, aunque también sirve para dar servicio a un cliente con almacén pequeño, que no necesite ubicaciones avanzadas, y trabaje con operativas simples.

2. SGA Base

Como complemento al paquete anterior, añadimos la funcionalidad base de gestión operativa con SGA, que es una interfaz simplificada y optimizada para trabajo en movilidad con terminales móviles. Es decir, sirve para ampliar funcionalidad de manera iterativa para cualquier cliente o para que clientes con almacén pequeño, que no necesiten ubicaciones avanzadas, trabajen con un solo paso y quieran gestionar la operativa con el SGA

3. Con varias etapas y SGA

Una vez finalizadas las gestiones base, en este paquete añadimos la gestión de operativas más complejas, orientadas a clientes con volúmenes más altos, con diferentes ubicaciones y que trabajen con etapas diferenciadas de picking y packing. 

4. Put to wall

Esta agrupación recoge la operativa de picking de manera agrupado, para clientes con diferentes operativas. Puede ser interesante cuando existan muchas entradas de mercancía constantes ya vendida, que tengan que salir de inmediato. O en clientes con volumenes de salida muy altos, que consoliden mercancía recogida de diferentes zonas o almacenes. Para ello, se define un muro/wall multi-ubicación, donde se consolida la mercancía recogida como paso previo adicional para la salida.

5. Gestión de varios almacenes

Cuando un cliente tiene más de un almacén (que puede ser de tienda física en el caso de que se quiera optimizar los procesos logísticos de las mismas), hay diferentes operativas que se tienen que añadir respecto a la gestión de un sólo almacén:

  • Poder visualizar el stock de cada almacén por separado
  • Realizar operaciones de cada almacén por separado
  • Movimientos entre almacenes

6. Impresión de etiquetas

En esta agrupación, gestionamos desde un punto de vista de almacén todas las operativas de impresión de etiquetas de cualquier tipo (bulto, transporte, producto o especiales) tanto desde el ERP como desde el SGA, utilizando impresoras Zebras configuradas para recibir documentos en formato ZPL. Estas impresoras están configuradas en el sistema para la impresión directa, pudiendo ser necesario algún elemento de hardware adicional.

7. Transportistas avanzado

En el paquete correspondiente de conectores, se gestiona la conexión con los diferentes transportistas seleccionados por parte del cliente. Permite gestionar envíos de manera manual en el ERP o automática en el SGA, ver tracking y realizar seguimientos. En este paquete, integramos dicha conexión en el flujo operativo de almacén, incluyendo:

  • Obtención de etiqueta desde el ERP o SGA
  • Gestión de tracking de seguimiento
  • Análisis actualizado del estado de los envíos.
  • Gestión de reenvíos.
  • Flujos de retornos y devoluciones.

8. Packing list

Este paquete permite crear packing list manual o desde el SGA, con la información y obteniendo los datos de los productos que contiene cada caja. Aplica a clientes que necesiten gestionar un listado del contenido por caja (packing list), en el contexto de sus transacciones de salida, con la siguiente operativa.

  • Opción para crear packing list de un albarán, indicando bultos, y palet, con el detalle de lo que contienen las cajas
  • Impresión de informe en PDF
  • Impresión de etiquetas de caja identificativas con el contenido
  • Gestión manual desde el ERP
  • Gestión avanzada desde el SGA

9. Abastecimiento en base a consumo

Una vez implementado este paquete, se permitirá gestionar abastecimientos con productos del mismo o de otros almacenes, calculando en base a un consumo con unas reglas las cantidades necesarios:

  • Crear abastecimientos dentro del propio almacén
  • Crear abastecimiento a otros almacenes
  • Consumo promedio en fichas de producto
  • Creación de uno o varios albaranes para gestionar el abastecimiento
  • Gestión del abastecimiento agrupado, o separado por producto

El cliente tendrá un almacén con múltiples ubicaciones, parte de estas ubicaciones no se podrán utilizar para picking, por lo que se podrán generar abastecimientos entre esas ubicaciones y las de picking. También sirve para generar abastecimientos a otros almacenes, estos abastecimientos se podrán configurar para obtener el stock de cualquier ubicación del almacén origen

10. Rutas avanzadas MTO+MTS

En clientes con fabricación, existen diferentes interacciones con almacén, que generan rutas especiales para que los movimientos de materias primas y producto finalizado se gestionen de manera óptima:

  • Gestionar ruta MTO+MTS
  • Crear órdenes de fabricación cuando no se tiene stock del producto finalizado
  • Consumir productos en fabricación
  • Gestión de stock a ubicaciones de finalizado
  • Movimiento de stock a picking

11. Informes avanzados

Existen diferentes informes necesarios para la toma de decisiones relacionados con la gestión de almacén y logística, algunos derivados de las exportaciones variables del sistema y otros estandarizados según las necesidades más comunes, como:

  • Stock por ubicaciones
  • Stock por almacén
  • Stock a una fecha determinada
  • Albaranes transferidos por fecha y tipo de operación

12. Omnicanalidad

Para empresas que tengan diferentes almacenes o tiendas físicas, y quieran optimizar el proceso de salida de pedidos desde diferentes almacenes o tiendas físicas.

  • Stock de seguridad
  • Entrada de pedidos en almacén por criterio de % de stock

13. Integración Nedap RFID

Gestión de RFID: Almacén con producto etiquetado con RFID en el que deseamos aprovechar el potencial de la lectura rápida que nos ofrecen los lectores para operativas de almacén.

  • Recepciones con RFID
  • Movimientos entre ubicaciones con RFID
  • Doble validación de producto en una caja
  • Búsqueda de producto en almacenes grandes
  • Inventarios con RFID
  • Alarmado de producto antihurto

14. Integración Bionix RFID

Gestión de RFID: Almacén con producto etiquetado con RFID en el que deseamos aprovechar el potencial de la lectura rápida que nos ofrecen los lectores para operativas de almacén.

  • Recepciones con RFID
  • Movimientos entre ubicaciones con RFID
  • Doble validación de producto en una caja
  • Búsqueda de producto en almacenes grandes
  • Inventarios con RFID
  • Alarmado de producto antihurto

Website

Puntos relacionados con el uso de las funcionalidades ecommerce del sistema, pero orientados a una tienda online B2B, con una serie de características especiales.

1. Base

  • Proceso de registro de cliente
  • Zona de usuarios de cliente
  • Selección de tema
  • Gestión de imágenes
  • Restringir acceso a usuarios registrados
  • Gestión de cookies y otros temas legales.
  • Integración modos de pago
  • Páginas estáticas y contacto.
  • Visualización de productos por cliente.

2. Multialmacén

Si el cliente utiliza variantes y, en un contexto B2B, quiere hacer una gestión más eficiente de las mismas a nivel de sus operativas web, es necesario contar con este paquete.

3. Variantes

Si el cliente utiliza variantes y, en un contexto B2B, quiere hacer una gestión más eficiente de las mismas a nivel de sus operativas web, es necesario contar con este paquete.

4. Equipo comercial

Tanto si se tiene un equipo comercial propio o es un equipo comercial de terceros, este paquete busca una gestión eficiente en la elaboración de propuestas a clientes por parte de los mismos, seleccionando el cliente en el proceso de venta. Además, establece restricciones a nivel de permisos para que el equipo comercial opere con la mayor seguridad posible.

RRHH

Implementar las funcionalidades de recursos humanos dentro de un ERP como Odoo ofrece varios beneficios respecto a un uso de software departamental aislado. Toda la información relacionada con los empleados se encuentra en un solo lugar y es fácilmente accesible, permitiendo ejecutar diferentes operativas vinculadas, algunas de ellas de cumplimiento legal.

1. Base

En el paquete base se gestionan los procesos iniciales en la gestión de recursos humanos. Puede ser compatible con otros paquetes más avanzados, pero por sí solo debería servir para un control de los puntos críticos del área.

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